Titelbild für Artikel Und tschüss!
TEXT: Astrid Schwamberger

Und tschüss!

HRS hat ein Faible für geschmeidige Prozesse und setzt mit der neuen Bezahloption Smart Pay an einer neuralgischen Stelle der Hotelpartner an: beim Check-out. An der Rezeption lässt sich damit die Verweildauer von Geschäfts- und Vielreisenden auf ein Minimum reduzieren – ein Gewinn für beide Seiten.

Morgens, halb zehn in Deutschland, vielerorts das gleiche Bild: Gäste drängen sich in langen Schlangen an der Rezeption. Alle wollen nur das eine: auschecken – und zwar dalli, dalli. Mittendrin Geschäftsreisende, die ungeduldig von einem Bein auf das andere steigen, immer wieder die Hälse recken: Warum geht das nicht voran? Schließlich ruft das wichtige Meeting, der Zug wartet nicht, und auf dem Weg zum Flughafen soll Stau sein. Auch auf der anderen Seite des Counters herrscht Anspannung, alle sollen einen guten letzten Eindruck mitnehmen. Stress hoch zehn fürs Personal.

Den Check-out einfacher und schneller gestalten soll nun Smart Pay. Diese Funktion ist in die HRS App integriert und steht Vielbuchern sowie individuellen Geschäftsreisenden ohne Firmenaccount zur Verfügung. Alle Infos, die sie bei der Buchung angeben, landen direkt im System des jeweiligen Hotelpartners und können dort zeitlich flexibel genutzt werden. So können die Mitarbeiter an der Rezeption die Kreditkarte des Gastes zu jedem beliebigen Zeitpunkt zwischen Check-in und Check-out belasten und Rechnungen und Formulare dann in einer ruhigen Minute aus­drucken. Beim Check-out ist dann – wie von Zauberhand – alles bereits erledigt.

Dossier Icon

Eine Sammlung aller Glossare finden Sie unter: checkin.hrs.com/glossar


Neuerdings hängt an vielen Buchungsbestätigungen eine Zahlungsanweisung mit den Daten von privaten Kreditkarten – was hat es damit auf sich? Mit diesem Angebot namens Smart Pay, das in die HRS App inte­griert ist, soll der Bezahlprozess weiter beschleunigt werden. Der Mitarbeiter an der Rezeption kann flexibel im Zeitraum zwischen Check-in und Check-out die Karte belasten – unabhängig von Stoßzeiten. Beim Check-out händigen Sie ihm dann nur noch seine Rechnung aus.

Genauso wie bei Geschäftskunden, die über ihren Firmenaccount gebucht haben? Genau: Das Prozedere kennen Sie bereits aus dem Firmenkunden-Bereich. Der einzige Unterschied ist, dass keine Firmenkreditkarte als Zahlungsmethode übermittelt wird, sondern eine private Kreditkarte.

Können damit jetzt alle HRS Kunden so bezahlen? Smart Pay richtet sich in erster Linie an individuelle Geschäftsreisende sowie kleine und mittelständische Unternehmen ohne professionelles Reisemanagement – zum Beispiel Freiberufler oder Außendienstler – und natürlich an Vielreisende, die oft in ­verschiedenen Hotels übernachten. Ungefähr 15.000 bis 20.000 ­Nutzern der HRS App wurde das Angebot bislang zugespielt und erreicht somit erst einmal einen ausgesuchten Kundenkreis.

Warum wurde ausgerechnet diese Zielgruppe ausgewählt? Ganz einfach: Weil es sich bei Geschäftsreisenden wie bei Firmenkunden um eine lukrative Kundschaft handelt, die häufiger Hotelaufenthalte bucht als Privatreisende. Eine, die sich ebenfalls ärgert, wenn sie Angaben doppelt machen oder warten muss. Einmal zufrieden aber, bleiben viele einem Haus über Jahre treu.

Welche Vorteile hat Smart Pay für Hotelpartner von HRS? Sie profitieren von neuen Freiräumen und haben weniger Stress an der Rezeption. Denn damit der Buchung alle relevanten Infos, die Zahlungsanweisung und auch die korrekten Rechnungsdaten übermittelt werden, können Empfangsmitarbeiter die Rechnung ausdrucken, wann immer sie gerade Zeit haben, und nicht erst, wenn der Gast ungeduldig vor ihnen steht. Dadurch sinkt auch die Fehlerquote. Darüber ­hinaus können auch erforderliche Formulare ohne Zeitdruck vorbereitet werden, etwa zur Befreiung von der Bettensteuer.

Welche Hotelpartner von HRS kommen für Smart Pay infrage? Jeder Partner, der Kreditkartenzahlung anbietet. Je größer ein Haus, desto mehr Bedarf dürfte bestehen, die Rushhour im Check-out-Zeitraum effizienter zu gestalten.

Müssen dafür irgendwelche technischen Voraus­setzungen erfüllt sein? Nein, eine zusätzliche Infrastruktur ist nicht notwendig. Wir möchten Ihnen dabei helfen, mit einfacher Mitarbeiterschulung die Prozesse an der Rezeption zu vereinfachen.

Kommen mit Smart Pay neue Gebühren auf die Hotel­partner zu? Keine Sorge, dahinter steckt keine Monetarisierungsstrategie. Für Hotelpartner und Gäste ist dieser Service kostenlos. Wie bei jeder Kreditkartenzahlung fällt lediglich das Disagio an. Doch die Vorteile dürften dies schnell aufwiegen.

Was kommt als Nächstes? Nach einer Feedback-Phase soll bei Smart Pay noch in diesem Jahr auf papierlose Rechnungen umgestellt werden. Dann müssen Sie dem Gast keine Rechnungen mehr ausdrucken und mitgeben. Stattdessen senden Sie die Rechnung einfach per Fax oder E-Mail an HRS – ähnlich wie beim Paperless-Travel-Service für Firmenkunden. Letzten Endes erleichtert Smart Pay damit auch die Buchhaltung von individuellen Business-Reisenden – und bindet diese Klientel an die HRS App und all jene Hotelpartner, die darüber buchbar sind.