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TEXT: Astrid Schwamberger

So klappt’s auch mit dem Firmenkunden

Kaum am Start, zog das neue Légère Hotel in Bielefeld gleich zwei große Firmenkunden an Land. Es war der Einladung des Sourcing-Teams von HRS gefolgt, in einer Onlineausschreibung Angebote abzugeben. Kay-Christian Dubbert, Vizedirektor des Premiumhotels, erinnert sich.

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Kay-Christian Dubbert: Per Onlineausschreibung zu mehr Firmenkunden

Kay-Christian Dubbert hat gerade alle Hände voll zu tun. Der stellvertretende Direktor des Légère Hotels Bielefeld eröffnet gleich nebenan ein zweites Haus: das Bed-and-Breakfast-Hotel Charly’s House. Dabei ist die Eröffnung seines Premiumhotels am Neumarkt noch gar nicht lange her. Im April 2016 knallten hier erstmals die Korken. Ein gutes halbes Jahr später kam erneut Feierlaune auf, als das Vier-Sterne-Haus in Ausschreibungen von HRS gleich zwei große Firmenkunden abräumte: »Starke Marken, die Betten füllen«, so Dubbert.

Tatsächlich hatten die beiden ortsansässigen Unternehmen größere Kontingente in Aussicht gestellt: insgesamt 6500 Roomnights auf der einen Seite, 10.000 Roomnights auf der anderen. Beide waren auf der Suche nach mehreren Hotelpartnern, der eine im Drei- und Vier-Sterne-Bereich, der andere schloss auch andere Kategorien sowie Betriebe im Umland mit ein.

Mitbewerber im Visier

Das Légère jedenfalls ging mit guten Karten ins Rennen: Mitten im Stadtzentrum, einen Katzensprung vom Hauptbahnhof entfernt, bietet das Haus 120 stylishe Zimmer in drei Kategorien, kostenloses Highspeed-WLAN und eigene Parkplätze. Außerdem: Lob und Bestnoten in den Bewertungsportalen; lediglich an den gläsernen Bädern teilen sich die Meinungen. »Mit Stolz können wir sagen«, fasst Dubbert zusammen, »dass wir das erste Haus am Platz sind.«

Das allein reicht freilich nicht, um eine Ausschreibung zu gewinnen – auch dann nicht, wenn das »Competitor-Set recht überschaubar« (Dubbert) ist, weil der Hotelmarkt in der ostwestfälischen Universitätsstadt nicht allzu viel im Vier-Sterne-Bereich hergibt. Der Preis spielt natürlich ebenfalls eine wichtige Rolle. Bei der Kalkulation konnten die Newcomer auf Erkenntnisse aus eigenen Akquisegesprächen zurückgreifen. Die hatten zwar nicht direkt zum Abschluss geführt, weil die beiden jetzt gewonnenen Unternehmen den Sourcing-Service von HRS für ihren Hotel­einkauf nutzen. »Wir haben dabei aber ein Gefühl für die Bedürfnisse dieser Firmenkunden entwickelt«, sagt Kay-Christian Dubbert. Außerdem war bereits ausgelotet, »in welcher Range wir unser Angebot ansiedeln können«.

Die Einladung von HRS, das elektronische Request for Proposal (eRFP) auszufüllen, also ein Angebot auf einer speziellen Onlineplattform von HRS abzugeben, traf Dubbert und seine Kollegen somit nicht unvorbereitet.

»Im Ranking lagen wir von Anfang an weit oben«, erinnert sich Dubbert, der die Schachzüge seiner Wettbewerber aufmerksam verfolgte. Denn auch wenn die Gebote der Teilnehmer anonymisiert dargestellt werden, konnte er anhand der Kategorien durchaus Rückschlüsse ziehen. »In einer klassischen Ausschreibung würde man nicht so viel mitkriegen«, weiß der Vizedirektor.

Oben angekommen

An der Topplatzierung des Légère Hotels sollte sich dann bis zum Schluss nichts mehr ändern. Die Gelegenheit, nachzujustieren, wurde am Neumarkt nicht in Anspruch genommen. Dank der Vorgespräche sei dies nicht nötig gewesen, meint Dubbert: »Wir konnten jeweils sehr gezielt ein Angebot abgeben und die Bedürfnisse der Kunden auf Anhieb bedienen.«

Deren Mitarbeiter können nun seit Anfang des Jahres bei ihm buchen. Denn unmittelbar, nachdem die Firmenkunden ihre Wahl getroffen und beide Parteien ihre Geschäftsbedingungen akzeptiert hatten, lud HRS die Raten. In den jeweiligen Firmenkundenportalen stehen seitdem alle ausgewählten Häuser als Preferred Partners ganz oben auf der Liste.

Dubbert kann sich nun zwar ein Stück weit zurücklehnen, untätig wird er jedoch nicht werden: »Wir behalten die Buchungen im Blick und werten aus, wie viele Roomnights in diesem Jahr nun tatsächlich gebucht werden.« Sollte sich am Jahresende herausstellen, dass das vereinbarte Volumen nicht gebucht wurde, wird HRS seine Participation Fee (vergleiche Check-in 1/2017, »Ratgeber Sourcing«) entsprechend reduzieren. In der Zwischenzeit will Dubbert den persönlichen Kontakt mit seinen Firmenkunden halten.

Und während sich die Betten füllen, fällt Dubberts Fazit positiv aus: »Das eRFP aus dem Sourcing-Programm von HRS vereinfacht die Angebotsabgabe enorm. Es besteht die Chance, nachzuverhandeln, und wir sehen, wohin sich der Markt preislich bewegt, was sich die Kollegen trauen.« Am Neumarkt jedenfalls wartet nicht nur das junge Premiumhaus auf die nächste Einladung, sondern ab sofort auch das neue Budget-Hotel.