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TEXT Jürgen Baltes

So buchen Firmen

Vertrieb über die eigene Website oder persönliche Beziehungen: Das mag im Privatkundengeschäft funktionieren. Doch wer mit Firmen – insbesondere größeren – ins Geschäft kommen will, muss dort präsent sein, wo deren Mitarbeiter buchen.

Vor wenigen Wochen hat der Siemens-Konzern HRS die Abwicklung des weltweiten Hotelprogramms übertragen. In insgesamt 170 Ländern kauft HRS künftig Hotelkontingente für Siemens-Reisende ein, verhandelt Spezialraten und lädt diese in die Buchungssysteme des Unternehmens. Ein Volumen von rund drei Millionen Übernachtungen pro Jahr.

Siemens gehört vermutlich zu den größten Einkäufern von Hotelkontingenten weltweit. Doch auch viele andere, vor allem größere Unternehmen buchen ihre Übernachtungen nicht direkt beim jeweiligen Hotel, sondern arbeiten mit spezialisierten Partnern wie HRS zusammen. Diese sorgen dafür, dass Reisende die Budgetvorgaben einhalten und zudem diejenigen Hotels buchen, die das Unternehmen wünscht – etwa, weil spezielle Raten ausgehandelt wurden.

Dazu haben große Firmen eigene Buchungssysteme im Einsatz, sogenannte Online Booking Engines (OBE). Ein bekanntes System hierzulande ist etwa Cytric, eine Tochter des Flugreservierungssystems Amadeus. In der OBE wird genau voreingestellt, zu welchen Konditionen Mitarbeiter fliegen oder übernachten dürfen. Typischerweise werden Airlines, Flugklassen oder maximale Budgets vorgegeben. Im Hotelbereich steuern die Firmen häufig auf bestimmte Ketten und erlauben gleichzeitig die Buchung von Individualhotels bis zu einem festgesetzten Preislimit. Letztere sind jedoch meist nicht direkt, sondern über Partner wie Hotelportale an die OBE angeschlossen.

Große und Kleine buchen unterschiedlich

Interessanten Aufschluss darüber, auf welchen Wegen Firmen tatsächlich Hotels buchen, gibt die jüngste Geschäftsreiseanalyse 2017 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Dafür wurden die Reisemanager der Unternehmen gefragt, welchen Kanal sie bei der Buchung von Hotels künftig präferieren werden (siehe Grafik). 

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Das Ergebnis unterscheidet sich je nach Größe eines Unternehmens. Große Firmen setzen vor allem auf ihre eigene OBE – 65 Prozent nutzen eine solche – sowie auf Onlineportale und/oder ‑reisebüros. Einige arbeiten auch mit stationären Reisebüros oder kombinieren die Kanäle. Nur zwölf Prozent buchen direkt beim Leistungsträger, also etwa einem Hotel. Anders die kleinen: Hier wird überwiegend direkt oder über Onlineportale gebucht, OBE sind wenig verbreitet. Klassische Reisebüros spielen insgesamt für Hotelbuchungen keine große Rolle mehr. Ihr Anteil liegt nur noch bei 1,6 Prozent.

Unterdessen sind sich Reisemanager darin einig, dass das sogenannte Open Booking – hier darf der Reisende selbst und völlig frei entscheiden, welches Hotel er wie bucht – keine Option ist. Zu sehr würden die Firmen damit das Heft aus der Hand geben. Klare Buchungswege sind allein schon aus zwei Gründen wichtig: damit die Reisenden die mühsam ausgehandelten Firmenraten auch tatsächlich buchen und damit sie im Krisenfall schnell lokalisiert werden können. Denn Unternehmen haben eine gesetzlich verankerte Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter.

Auch Bezahlwege sind klar geregelt

Nicht aus der Hand geben möchten Firmen auch ihre Bezahlwege. Wie Reisen zu bezahlen und abzurechnen sind, ist meist klar geregelt. Die Kreditkarte ist dabei das Mittel der Wahl. Werden Flüge oft vorab über das zentrale Firmenkonto gebucht und bezahlt, begleicht der Reisende seine Hotelrechnung in der Regel vor Ort, meist mit einer Firmenkreditkarte. Doch zunehmend setzen Unternehmen auch auf virtuelle Kreditkarten. Hier zückt der Reisende statt des Plastiks höchstens noch sein Smartphone. Über eine einmalige Transaktionsnummer wird dann ein vorab genehmigter Betrag abgebucht. Experten gehen davon aus, dass die Akzeptanz virtueller Karten im Firmengeschäft künftig eine wichtige Rolle spielen werde. 

Dass sich das Firmengeschäft auch und gerade für die Hotellerie lohnen kann, zeigen die Berechnungen des VDR: Danach steigen die Ausgaben für Übernachtungen – gerade in Deutschland – seit Jahren an. Allein 2016 haben hiesige Firmen laut VDR insgesamt 74,3 Millionen Übernachtungen gebucht und dafür 15 Milliarden Euro ausgegeben. Im Jahr 2012 waren es noch fast drei Milliarden Euro weniger für 61 Millionen Nächte. Als Grund nennt der Verband sowohl die zunehmende Anzahl an Geschäftsreisen als auch einen wachsenden Anteil an Übernachtungsreisen. Im Jahr 2016 waren 45 Prozent aller Business-Trips mehrtägig. Wobei: Mitarbeiter großer Firmen waren im Schnitt 2,3, solche kleiner Firmen 1,8 Tage unterwegs.

Die Zukunft: Ein System für alles

Schaut man sich indes die Systeme an, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsreisen buchen, fällt auf, dass die einzelnen Bereiche, etwa Reisegenehmigung, Buchung von Flug, Hotel und weiteren Leistungen, Bezahlung und Abrechnung, immer mehr zusammenwachsen. Die Experten des VDR glauben, dass in zehn bis 15 Jahren nur noch eine einzige Anwendung nötig sein wird, um eine komplette Geschäftsreise zu organisieren. Für Hoteliers, die im Firmengeschäft mitspielen wollen, könnte es dann wichtig werden, in solchen Anwendungen »drin« zu sein.