Titelbild für Artikel Schluss mit den Zetteln.
TEXT: Katharina Mandlinger, Anke Pedersen · FOTOS: Manuel Hauptmannl

Schluss mit den Zetteln.

paperless.travel: Weniger Verwaltungskram.

Im Qube Hotel in Heidelberg können Firmenkunden Übernachtungen mit virtueller Kreditkarte bezahlen. Damit macht das Hotel nicht nur den Gast glücklich – sondern spart auch noch Zeit und kommt schneller zu seinem Geld.

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Ja zur virtuellen
 Kreditkarte:
Andreas Faber

Ausdrucken, eintüten, Briefmarke drauf, abschicken – im Hotel kostet uns das eine Menge Zeit«, sagt Andreas Faber, Operation Manager im Qube Hotel Heidelberg. Umso hellhöriger wurde er, als ein großer Firmenkunde aus der Softwarebranche anfragte, ob er seine Hotelübernachtungen nicht künftig papierlos bezahlen könnte. Papierlos – 
das klang gut!

»Also haben wir uns mal in die Materie eingelesen und die Abläufe angeschaut«, erzählt Faber. Die Materie, das ist das von der Softwarefirma genutzte HRS Angebot »paperless.travel«: 
eine Abrechnungsmethode speziell für jene wachsende Zahl an Firmenkunden, die auf automatisierte Abläufe in der Rechnungsbearbeitung setzen (siehe Kasten). Sehr schnell war Faber klar, dass diese Art der Standardisierung nicht nur seinem Kunden handfeste Vorteile bringt, sondern auch dem Qube: »Bucht unser Kunde ein Zimmer, kommt die Buchung von HRS bei uns über den Channel Manager rein. Dazu erhalten wir ein Fax mit einer virtuellen Mastercard-Nummer. Wir müssen beim Check-out nur die Kreditkartennummer in unser Terminal eingeben und den Betrag abbuchen. Dann erstellen wir ein PDF von der Rechnung und schicken es an eine vorgegebene Mailadresse. Das ist ein Zeitaufwand von zwei Minuten – wenn es hoch kommt.«

Und die paperless.travel-Methode erspart dem Qube nicht nur den aufwendigen Rechnungsversand, wie der Operation Manager betont. »Das größte Plus liegt aus unserer Sicht darin, dass direkt bezahlt wird.« Denn weil die Transaktion unmittelbar nach Belastung der virtuellen Kreditkarte erfolgt, muss Faber auf den Zahlungseingang nicht lange warten. »Bei diesem Zahlungsweg haben wir keine offenen Posten mehr«, lobt er, »Mahn- und Inkassoaufwände entfallen komplett.«

Und das ist noch nicht alles: Durch die automatische Übermittlung der Rechnungsdaten ließen sich Fehler ausschließen, die im Abrechnungsprozess ansonsten zu einer Zahlungsverzögerung führen würden, wirbt Faber. »Wenn man am Telefon mal eine Kostenstelle falsch aufnimmt, muss die entsprechende Rechnung hinterher aufwendig korrigiert werden. Das braucht Zeit. Und je länger eine Rechnung unterwegs ist, desto eingeschränkter der Cashflow.« So aber habe die virtuelle Kreditkarte »einen positiven monetären Effekt und vereinfacht das Rechnungshandling«.

Groß einarbeiten mussten sich die Mitarbeiter seines Hotels in die neue Bezahllösung nicht. »Das Prinzip ist quasi selbsterklärend«, sagt Faber. Am Anfang sei es allerdings vorgekommen, dass Mitarbeiter an der Rezeption den Vermerk zur virtuellen Kreditkartennummer übersehen und beim Check-out die Kreditkarte des Reisenden belastet haben. Das musste im Nachhinein korrigiert werden und bedeutete zusätzlichen Aufwand. Inzwischen sind Fabers Kollegen aber geübt im Umgang mit paperless.travel. Anfängliche Startschwierigkeiten gehören der Vergangenheit an.

global.payment oder
paperless.travel?

Mit global.payment und paperless.travel stellt HRS zwei Angebote zur Verfügung, über die Unternehmen Hotelübernachtungen mit virtueller Kreditkarte bezahlen können. Virtuell heißt, dass für jede Buchung automatisch eine virtuelle Mastercard-Nummer generiert wird. Sie dient dem Hotel als Zahlungsgarantie, über die es die Übernachtung später abrechnen kann. Bei global.payment nimmt der Übernachtungsgast seine Rechnung selbst mit zurück in die Firma. Bei paperless.travel sammelt HRS die Rechnungen für das Unternehmen per Fax oder E-Mail ein und lässt sie ihm auf elektronischem Weg zukommen.

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Hotels steigern ihr 
Besucherpotenzial

Heute überwiegen an der Rezeption die Vorteile. Denn die Abrechnung kann dann erfolgen, wenn es zeitlich gerade passt. Das entlastet die Mitarbeiter an der Rezeption während der üblichen Stoßzeiten, und die Qube-Gäste sind froh, wenn sie nicht lange auf den Check-out warten müssen.

Für Firmenkunden wie das von Faber genannte Softwareunternehmen besteht einer der Vorteile von paperless.travel darin, dass sie Geschäftsreisen zentral abrechnen können. Travel Manager erhalten auf diese Weise detaillierte Zahlen und Daten rund um die Hotelübernachtungen ihrer Reisenden, und statt einer pauschalen Abrechnung können sie einsehen, welche Kosten etwa für Frühstück, WLAN oder Parkplatz angefallen sind. »Zudem sparen Unternehmen auf diese Weise Zeit bei ihrer Rechnungsbearbeitung«, erklärt Christopher Hecht, Payment-Experte bei HRS. In der Summe ließen sich damit die sogenannten indirekten Geschäftsreisekosten senken: adminis­trative Aufwände, wie sie etwa für die Rechnungsbeschaffung oder -korrektur anfallen.

In einer gemeinsamen Studie mit der Foundation der GBTA, einer weltweiten Vereinigung von Travel Managern, hat HRS kürzlich ermittelt, dass die Reisekostenabrechnung für eine einzige Geschäftsreise mit Übernachtung durchschnittlich zwanzig Minuten Zeit beansprucht – und damit Prozesskosten von 53 Euro verursacht. Dazu kommt, dass etwa jede fünfte Abrechnung Fehler aufweist. Für die erforderliche Korrektur fallen durchschnittlich noch einmal 18 Minuten Zeit und 47 Euro an Kosten an. »Geschäftsreisen verursachen in Unternehmen hohe Ausgaben, deshalb sind Firmen bemüht, die damit verbundenen Kosten gering zu halten«, fasst Hecht die Ergebnisse zusammen. Und dies gelänge mit der Optimierung – sprich: Automatisierung/Standardisierung – der Prozesse im Rechnungs-Handling. Hecht ist sicher: »Hotels, die auf dieses Kundenbedürfnis eingehen, können sich im Firmenkundenbereich ein gesteigertes Besucherpotenzial erschließen.«

Bye-bye, Bargeld?

Zahlen wir in Zukunft noch cash? Von einer bargeldlosen Gesellschaft ist Deutschland zwar weit entfernt, der Trend ist allerdings eindeutig: Alternative Zahlverfahren wie Debit- oder Kreditkarten, Onlineüberweisungen und auch Bezahlungen per Smartphone machen Schein und Münze zunehmend Konkurrenz. Das liegt unter anderem da­ran, dass immer mehr Menschen im Internet einkaufen – und wer online shoppt, zahlt nur selten in bar. So hat die Deutsche Bundesbank ermittelt, dass der Anteil von Barzahlungen an der Gesamttransaktionszahl hierzulande von 83 Prozent (2008) auf 79 Prozent (2014) gesunken ist. Laut Digitalverband Bitkom kann sich heute schon mehr als ein Drittel der Deutschen (36 Prozent) vorstellen, im Alltag künftig fast ausschließlich bargeldlos zu bezahlen. Mit dieser Entwicklung steht Deutschland nicht allein da: Auch im weltweiten Trend sind Alternativen zum Papiergeld auf dem Vormarsch. In ihrem jüngsten World Payments Report schätzen die Royal Bank of Scotland und Capgemini, dass 2014 voraussichtlich 389,7 Milliarden bargeldlose Transaktionen vorgenommen wurden – das wäre ein neues Allzeithoch.

Indirekte Kosten rund um die Bezahlung fallen übrigens auch auf der anderen Seite des Schreibtischs an: im Hotel selbst. »Einigen wäre es am liebsten, wenn ihre Kunden ausschließlich bar bezahlen würden, weil sie ungern für das Kreditkarten-Disagio aufkommen«, weiß HRS Manager Hecht. »Allerdings vergessen sie dabei, dass auch das Verwalten von Bargeld letztlich Geld kostet – etwa dann, wenn der Mitarbeiter jeden Abend eine halbe Stunde unterwegs ist, um die Tageseinnahmen zur Bank zu bringen. Diese Aufwände entfallen bei Bezahlung per virtueller Kreditkarte.«

Dieselbe Sicherheit

Auch jenseits der Bargeldthematik haben seiner Erfahrung nach viele Hoteliers Vorbehalte, was den Einsatz virtueller Bezahllösungen angeht. Einige befürchteten etwa Sicherheitsprobleme bei den digitalen Verfahren. »Dem lässt sich allerdings leicht widersprechen«, so Hecht. Immerhin unterliege eine virtuelle Kreditkarte denselben Sicherheitsmechanismen wie ihr physisches Pendant. Zudem werde jede virtuelle Mastercard-Nummer nur für eine einzige Buchung generiert, danach verfällt sie sofort wieder.

Operation Manager Faber kann die Vorbehalte seiner Kollegen nicht nachvollziehen: »Nach unseren bisherigen Erfahrungen mit der virtuellen Kreditkarte sehe ich keinen Grund dafür, sich ihr gegenüber zu verschließen«, sagt er. »Im Gegenteil, wir gehen davon aus, dass sich in Zukunft mehr große Unternehmen in Richtung digitaler Bezahlungsprozesse orientieren werden. Wenn auf uns der nächste Kunde zukommt und mit virtueller Kreditkarte zahlen möchte, sagen wir sicher nicht Nein.«