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TEXT: Astrid Schwamberger

Ran an die siebzig Milliarden

Der Onlinevertrieb von Veranstaltungsleistungen nimmt langsam Fahrt auf. Spezielle Portale und eRFPs finden immer mehr Zuspruch. Auch die HRS Group bietet ihren Hotelpartnern Zugang zu diesem lukrativen Markt. Das Beste: Es ist kinderleicht, auf sich aufmerksam zu machen und Tagungsanfragen zu beantworten.


Eine Sammlung aller Glossare finden Sie unter: checkin.hrs.com/glossar



Sie sind wie zwei unterschiedliche Seiten einer Medaille: die Onlinevermarktung von Hotelzimmern einerseits sowie die von Räumen und Leistungen für Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen andererseits. Während die eine längst nicht mehr wegzudenken ist, steckt die andere noch in den Kinderschuhen. Gerade einmal zwei Prozent des Meetings-und-Gruppen-Marktes werden bisweilen professionell gemanagt, sagen Experten. Allein in Deutschland gehe es dabei um einen Umsatz von über siebzig Milliarden Euro pro Jahr.

Technische Tools wie die eRFP-Plattform meetago powered by HRS bringen nun Bewegung ins Spiel. Sie sorgen für einfache und strukturierte Prozesse und damit Transparenz. Das spart Zeit und Kosten – und zwar sowohl dem Hotel als auch dem Kunden – und legt damit die Basis für ein neues Buchungsverhalten, bei dem alle Beteiligten profitieren.
So werden über meetago powered by HRS maximal vier Häuser pro Ausschreibung um ihr Angebot gebeten. Ihre Chance, den Zuschlag zu bekommen, liegt damit bei hohen 25 Prozent. Wie das geht, erläutern wir Ihnen gleich.

Klar ist, dass es diesen Service nicht kostenlos gibt. Mit 13 Prozent auf Gruppen-/Zimmerreservierungen und zehn Prozent auf Veranstaltungsreservierungen (Tagungspauschalen, Raummieten, F&B-Leistungen) liegt die HRS Kommission allerdings niedriger als bei der Vermittlung von Zimmern. Der größte Vorteil für mittelständische Hoteliers aber dürfte sein, dass sie mit diesem Tool Zugang zu großen Firmenkunden und Ausschreibungen erhalten, die unter normalen Umständen viel zu aufwendig wären.



Welche Voraussetzung muss ein Anbieter grundsätzlich erfüllen, um an eine Tagungsanfrage heranzukommen? Zuallererst muss er in der Hotelselbstverwaltung angeben, dass er Buchungen für Gruppen und Tagungen annimmt. Dann gibt er möglichst detaillierte Infos zu den Räumlichkeiten sowie Richtpreise für Räume und Tagungspauschalen ein und lädt Bilder hoch.

Welche Angaben können zu den Tagungsräumen gemacht werden? Anzahl und Größe der Räume sowie die Zahl der Gäste, die darin Platz nehmen können. Auch die Bestuhlungsmöglichkeiten können angegeben werden.

Warum sollten an dieser Stelle bereits Preise genannt werden? Wie bei Ausschreibungen von Roomnights sind die Kosten auch bei Veranstaltungen ein wichtiges Entscheidungskriterium für Kunden.

Was ist bei den Fotos von Tagungsräumen speziell zu beachten? Am besten sind Profiaufnahmen, die zusätzliche Infos transportieren: zum Beispiel, ob ein Raum Tageslicht hat oder ob Säulen eventuell die Sicht behindern. Fürs Shooting sollten die Räume außerdem wie für eine echte Veranstaltung bestuhlt und mit Technik, Beleuchtung und gastronomischen Angeboten ausgestattet werden.

Welchen Einfluss haben diese Infos? Anhand der verfügbaren Informationen entscheidet HRS, ob und wo ein Haus auf der Ergebnisliste landet, aus der der Kunde bis zu vier Häuser auswählt. Je mehr Anforderungen erfüllt sind, desto besser die Platzierung.

Angenommen, ein Haus kommt infrage – wie geht es dann weiter? HRS schickt dem Hotel eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine Tagungsanfrage. Klickt der Empfänger auf den darin enthaltenen Link, sieht er die Anforderungen und – sofern angegeben – die AGB des Kunden sowie dessen Zahlungs- und Storno­bedingungen. Stimmt er zu, kann er sein Angebot abgeben.

Was, wenn die Bedingungen nicht zusagen? Wer mit den AGB des Kunden nicht einverstanden ist, sollte sie erst einmal nicht bestätigen und sich mit HRS in Verbindung setzen. Gibt ein Kunde keine AGB an, können an anderer Stelle die eigenen hinterlegt werden.

Und wenn dann alles so weit okay ist? Wenn Sie ein Angebot abgeben möchten, tippen Sie unter »Tagungspauschale erster Tag anbieten« Ihre Preise für die angefragten Leistungen ein. Auch Preise und Leistungen für Tagungspauschalen sowie individuelle Leistungen, etwa zusätzliche Tagungstechnik, können Sie an dieser Stelle definieren.
Tipp: Hilfestellung bei den ersten Schritten finden Sie unter dem Button »Quick Guide«.

Lassen sich in dieser Maske auch Preise für eventuell angefragte Zimmer unterbringen? Das passiert direkt im Anschluss, nach dem Angebot für die Tagungspauschale.

Tipp: Sind die Übernachtungspreise nicht für alle Tage gleich, können Sie unter »Rate Changes« variierende Preise angeben oder die Zahl der Zimmer, die Sie anbieten, ändern.

War’s das dann? Fast. In einem letzten Schritt erfassen Sie nur noch die Kontaktdaten des Ansprechpartners, damit Detailfragen direkt geklärt werden können. Falls der Kunde keine AGB hinterlegt hat, können Sie hier eigene Regelungen angeben. Außerdem können Sie anklicken, ob es sich bei dem Angebot um eine Erst- oder Zweitoption handelt. Sollte der erste Interessent abspringen, besteht nämlich im betreffenden Zeitraum die Chance, das Geschäft mit einem anderen Geschäftskunden zu machen. Damit ist das Angebot im Kasten. Bekommen Sie den Zuschlag, schließen Sie einen elektronischen Vertrag direkt mit Ihrem Kunden ab.