Titelbild für Artikel Pokaż swoje oblicze!
TEKST: Jürgen Baltes · ZDJĘCIA: Manuel Hauptmannl

Pokaż swoje oblicze!

Dystrybucja online w segmencie konferencji w końcu nabiera tempa.

Atrium Hotel Mainz - największy prywatny hotel konferencyjny w niemieckim kraju związkowym Nadrenia-Palatynat - korzysta z całego wachlarza rozwiązań dystrybucyjnych od akwizycji po kanały online. W tym obszarze istnieje ogromny, niewykorzystany potencjał, gdyż duże firmy dokonują coraz więcej rezerwacji imprez w trybie online.

02 flagge zeigen Rene-Bischel

Pamiętając o współczynnikach konwersji: kierownik sprzedaży René Bischel

Prawie pięć lat temu, w styczniu 2011 r., Hotel Atrium w Moguncji był przepełniony gośćmi, którzy przybyli na zgromadzenie będące prawdopodobnie największym tego typu wydarzeniem ostatnich lat - był to zamknięty zjazd niemieckiej Unii Chrześcijańsko-Demokratycznej (CDU). „Cała dzielnica została odgrodzona”, wspomina René Bischel, kierownik sprzedaży czterogwiazdkowego hotelu kategorii premium, odpowiedzialny za sprawy organizacyjne po stronie hotelu. Pokoje Kanclerz Niemiec Angeli Merkel i Ministra Finansów Wolfganga Schäuble zostały zaakceptowane dopiero po ich sprawdzeniu przez psy tropiące. Członkowie partii CDU wraz z osobami towarzyszącymi gościli w tym hotelu już wcześniej, w 2001 roku. „Od tamtego czasu utrzymujemy dobre kontakty”, wspomina Bischel dodając, że staje sie to coraz ważniejsze w przypadku osobistej obsługi jego klientów eventowych. W latach ubiegłych, na przykład, zdobył kontrakty na organizację prezentacji produktów kilku producentów z branży motoryzacyjnej takich jak Mercedes, Škoda, Mitsubishi, czy na premierę nowego Porsche Cayman. Niedawno swoją coroczną konferencję dla 500 uczestników zorganizował w tym hotelu duży usługodawca z branży logistycznej. A podczas krajowego kongresu ginekologicznego w 2013 r. w sali konferencyjnej nadano transmisję na żywo z operacji odbywającej się w prywatnej klinice.

02 flagge zeigen konferenzraum

Rezerwacje na małe sale konferencyjne: coraz częściej przez Internet

Duże imprezy wymagają wzmożonej uwagi

Zdobycie przez hotel kontraktu na tak dużą imprezę poprzedzają zazwyczaj intensywne kontakty osobiste. Hotel Atrium zatrudnia w tym celu własny zespół ds. dystrybucji i imprez, który zajmuje się między innymi pozyskiwaniem nowych klientów, utrzymywaniem kontaktów z klientami w regionie i organizowaniem imprez dla klientów w hotelu. W celu kształtowania międzynarodowej świadomości ten prywatny hotel dołączył do grupy spółdzielczej Worldhotels, która przygotowuje prezentacje w imieniu swoich członków na targach branżowych i imprezach typu road show na całym świecie.
Jednak pomimo bardzo intensywnych kontaktów osobistych w codziennej działalności, w ostatnich latach sprzedaż internetowa niezmiennie rośnie stając się drugim pod względem znaczenia kanałem dystrybucji. Hotel Atrium jest obecny jednocześnie na licznych portalach w Niemczech, nie tylko na dużych, renomowanych stronach takich jak Meetago, lecz także na mniejszych portalach. A to dlatego, że Bischel lubi testować nowe rozwiązania - na przykład ostatnio innowacyjny portal, na którym można dokonać rezerwacji na pakiety konferencyjne bez konieczności wcześniejszego przesłania zapytania. „Jakis czas temu zaprezentowaliśmy tam ofertę na niedużą salę”, mówi kierownik sprzedaży, „ale o ile wiem, jeszcze nie przyniosło to żadnych rezultatów”.
Jednak na tym właśnie polega istota wielu kanałów sprzedaży. „Ciągle musimy z ogromną uwagą sprawdzać, którym kanałom poświęcamy wiele wysiłku i jakie są efekty naszego działania”. Jak twierdzi Bischel, „koniec końców współczynnik konwersji musi być na właściwym poziomie”, i dodaje, że dotyczy to szczególnie dużych portali jak Meetago.

Współczynnik konwersji generowany przez kanały sprzedaży musi być na odpowiednim poziomie.

Ogromny potencjał na rynku MICE:

Już wcześniej przewidując nadchodzące zmiany zwyczajów rezerwacyjnych w segmencie konferencji i grup, podczas targów ITB Dyrektor Zarządzający HRS Tobias Ragge ogłosił nabycie przez HRS strategicznego udziału w Meetago. Firmy chcą w coraz to większym stopniu korzystać z rozwiązań technologicznych podczas organizacji i rezerwacji imprez, co od dawna jest standardową procedurą w przypadku rezerwacji hotelowych. Ragge dostrzega tu ogromny potancjał, gdyż tylko 2 procent ogromnego rynku spotkań i grup, który w Niemczech generuje ponad 70 miliardów euro rocznie, jest zarządzane w sposób profesjonalny. Zamiast zadowalać się pojedynczymi aplikacjami, coraz większa liczba decydentów wymaga konsolidacji wszystkich procesów w ramach pojedynczego szczebla. Oczywistym jest, że upraszcza to proces obsługi rezerwacji także dla hoteli. Dawniej były one bombardowane zapytaniami, ale tylko jeden hotel zdobywał kontrakt. W przypadku Meetago już tak się nie dzieje, gdyż portal z reguły wybiera cztery hotele do udziału w procesie przetargowym.

Proces wprowadzania Meetago na rynek w Polsce wkracza na zaawansowany poziom. Dostępność tej usługi jest planowana na 2016 rok.

02 flagge zeigen bilderwand

Celebryci wśród gości: Merkel, Gottschalk, von der Leyen

Kierownik sprzedaży uważa, że przewaga „dużych” leży w tym, że firmy i agencje eventowe w coraz większym stopniu korzystają z narzędzi rezerwacyjnych. „Namawiają one swoich pracowników do rezerwacji wyłącznie za pośrednictwem tego lub innego portalu, by skumulować przychody z konferencji”. Wiele z tych firm, na przykład w branży farmaceutycznej, motoryzacyjnej czy kosmetycznej, leży w kręgu zainteresowania Atrium, mówi Bischel. Jednak często Bischel może rozpocząć współpracę tylko wtedy, jeśli jego hotel zaprezentuje się na konkretnym portalu, z którego korzysta dana firma lub agencja. W świetle postępującej aktualnie konsolidacji można przewidywać, że hotele takie jak Atrium będą raczej działać pod flagą „dużych graczy”, a nie licznych, niewielkich usługodawców - po prostu dlatego, że od tych właśnie dużych portali pochodzić będzie przeważająca liczba zapytań. Jednak istnieje także drugi powód, dla którego kierownik sprzedaży współpracuje z portalami konferencyjnymi: „Obsługa zapytań z tych portali to przyjemność, odbywa się to szybko i sprawnie”. Bischel chwali Meetago między innymi za „dużą łatwość korzystania”. Portal organizuje i łączy informacje dotyczące każdego zapytania, co w efekcie daje ogromną oszczędność czasu, a tym samym obniża koszty obsługi zapytań dla hotelu.