Titelbild für Artikel „Nawet travel manager sobie poradzi!”
INTERVIEW: Anke Pedersen

„Nawet travel manager sobie poradzi!

Travel Manager w firmie Diehl, Andreas Konkel, od dłuższego czasu nie podejmował tematu „wydarzeń” – dżungla, która wyrosła w firmie przez lata, wydawała mu się nie do przebycia. W połowie 2016 roku miał nadzieję, że rozwiązanie Meetago wreszcie pozwoli zapewnić przejrzystość wydatków. Bilans międzyokresowy.

02 Andreas Konkel

Andreas Konkel, Diehl: Narzędzie konferencyjne zamiast telefonu

Panie Konkel, jeszcze kilka miesięcy temu nie miał Pan pojęcia, ile wydarzeń w ciągu roku zorganizował koncern Diehl i jak dużo w nie zainwestowano. W sierpniu 2016 roku rozpoczął Pan wdrażanie Meetago w całym koncernie i zapowiedział: „Za sześć miesięcy będę wiedział więcej, a wtedy osiągniemy całkowitą przejrzystość”. Czy może się Pan do tego ustosunkować?

W ostatnich miesiącach przeprowadziliśmy 180 rezerwacji grupowych i konferencyjnych. Znacznie zbliżyliśmy się do celu utrzymania przejrzystości, co bardzo nas cieszy. Sam jako organizator wykonałem trzy lub cztery rezerwacje i mogę powiedzieć, że nawet travel manager sobie poradzi! Dzięki intuicyjnym narzędziom tworzenie wydarzenia trwa pięć minut. Następnie jest ono wysyłane w postaci zapytania do czterech hoteli, które mają 24 godziny na odpowiedź. Podczas przygotowywania oferty można też opcjonalnie podać czas, w którym chce się otrzymać odpowiedź.

Czy wcześniej nie było to takie proste?

W żadnym razie! Dzięki temu, że Meetago jest narzędziem zakupowym, pozwala na tworzenie takich ofert, jakich potrzebuje użytkownik, a główną zaletą jest to, że można je łatwo porównać, ponieważ w systemie jasno określono, co zawiera pakiet konferencyjny. Do tej pory w celu zestawienia wyników, oferty przenosiliśmy je do arkusza kalkulacyjnego, co było bardzo uciążliwe. Teraz przedstawiamy formularz wraz z naszymi warunkami handlowymi, a kiedy oferty wracają, ceny są dokładnie opracowane i można je łatwo porównać. Później trzeba tylko spojrzeć na cenę końcową, aby podjąć decyzję.

Czy to oznacza, że decyzja zapada dopiero po podaniu ostatecznej ceny?

Oczywiście, ponieważ usługa jest wtedy jasno zdefiniowana. Wszyscy otrzymują ten sam profil wymagań. Hotele, do których wysyłane jest zapytanie, są wyszukiwane przez użytkownika już wcześniej. Później podejmowana jest decyzja – wystarczy kliknięcie i można podpisać umowę. To również trwa tylko pięć minut. W skrócie: proces porównywania jest szybki, podobnie jak proces podejmowania decyzji.

Jakie są informacje zwrotne od właścicieli hoteli?

Nieoficjalnie słyszałem, że mówią: „Znów wprowadzają nowe narzędzie!”.

Czy kolejne narzędzie to problem?

Właściciele hoteli obawiają się rzecz jasna utraty kontaktu z bezpośrednimi gośćmi, gdy oprócz pokoju przez portal rezerwowane jest też wszystko, co związane z konferencją. Ponadto prowizje zawsze są problematyczne. Ale właściwie rozsądna prowizja za pośrednictwo jest przecież zupełnie w porządku. I jeśli poszczególne sieci podają argumenty, że gdybyśmy rezerwowali bezpośrednio u nich, to moglibyśmy oszczędzić na kosztach generowanych przez portale, to budzi we mnie spore niezadowolenie, bo to nieprawda – również bez portali ponoszą oni koszty sprzedaży. Oznacza to, że na końcu i tak płacimy my – klienci korporacyjni.

Hotele partnerskie HRS mają automatyczny dostęp do Meetago. Czy uważa Pan, że ta prostota użytkowania przyczyni się do wielkiego przełomu cyfryzacji w biznesie MICE?

Myślę, że właściciele sieci hoteli uporają się z tym. Bardziej martwiłbym się o właścicieli hoteli prywatnych. Wiąże się to dla nich z dużym dodatkowym nakładem, ponieważ nie mają odpowiedniej liczby pracowników, aby odpowiadać na oferty w ciągu 24 godzin, a my nie chcemy nadmiernie obciążać hoteli. Podsumowując, trzeba wiedzieć, że dobrze skonstruowana oferta jest ułatwieniem również dla właścicieli hoteli, ponieważ wiąże się z oszczędnością czasu.

Nic nie jest więc jeszcze przesądzone?

Zdecydowanie nie. Jeszcze nie wszystkie wydarzenia obsługiwane są za pomocą Meetago, ale wybór narzędzia okazał się właściwą decyzją. Jedyną trudnością, którą nasi użytkownicy muszą przezwyciężyć, jest to, że nie mają odtąd osobistego kontaktu z hotelami. Jednak młode pokolenie domaga się właśnie takich narzędzi, oni nie chcą telefonować.

Panie Konkel, dziękujemy Panu za rozmowę.