Titelbild für Artikel Karta kredytowa trafia na faks
TEKST Anke Pedersen · ZDJĘCIA Jens Gyarmaty

Karta kredytowa trafia na faks

Czy jest coś, co może wpłynąć na poprawę stanu branży hotelarskiej? Każdy, kto stawia takie pytanie menedżerom podróży, zawsze słyszy coś o „płaceniu” lub „rachunku”. Benjamin Park, dyrektor ds. zakupów i podróży w instytucie badań kontraktowych Parexel International, nie jest wyjątkiem. Szczególnie irytuje go zacofanie wielu hoteli w związku z obsługą wirtualnych kart kredytowych i wystawianiem faktur.

Panie Park, co mogłaby zrobić branża hotelarska, aby Panu, jako menedżerowi podróży, ułatwić życie?
Musiałaby poprawić współpracę z biurami podróży i dostawcami usług płatniczych, takimi jak Conferma, Itelya lub Conichi!

W firmie Conferma itp. chodzi, ogólnie mówiąc, o płatność za pomocą wirtualnych kart kredytowych*. Co stoi na przeszkodzie?
Większość hoteli może przyjąć opłatę za rezerwację hotelu w formie wirtualnej karty kredytowej tylko za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, ponieważ systemy back office nie są jeszcze połączone elektronicznie. Aby proces mógł przebiegać bez zakłóceń, systemy back office musiałyby „komunikować się” z systemami dostawców usług płatniczych. Zamiast tego mamy do czynienia z zaburzeniem przepływu informacji: wirtualna karta kredytowa trafia na faks w recepcji.

Dlatego często nie otrzymujemy od hotelu potwierdzenia, że płatność wpłynęła na konto. Faks ląduje gdzieś w zakamarku i do momentu check-in ani menedżer podróży, ani osoba podróżująca nie wiedzą, czy informacja o przejęciu kosztów trafiła do hotelu. To sprawia, że nasi pracownicy nigdy nie mogą mieć pewności, czy opłata wpłynęła. Wszyscy dostawcy odpowiadają na skargi, jeśli hotel nie otrzymał opłaty, i kontaktują się z nim indywidualnie. Przy liczbie hoteli na całym świecie nie jest to rozwiązanie systemowe, tylko łatanie dziur. Potrzebujemy sprawdzonej akceptacji wirtualnych kart kredytowych.

08 01 Checkin 05 2018 De

Nie brzmi to zbyt nowocześnie.
A to jeszcze nie wszystko! Często rachunek za hotel jest nieprawidłowo zaadresowany, ponieważ hotel nie otrzymuje informacji o przejęciu kosztów bezpośrednio od nas, ale od osoby trzeciej. Na przykład zleciliśmy obsługę rezerwacji biuru podróży, a ono zleciło usługodawcy wygenerowanie wirtualnego numeru karty kredytowej i przesłanie go do hotelu wraz z potwierdzeniem przejęcia kosztów. W rezultacie hotel umieszcza na rachunku nazwę jednego z tych dostawców zewnętrznych, a nie nazwę czy adres naszej firmy.

Moim zdaniem można by było tego uniknąć, gdyby hotel wiedział, jak działa proces przy użyciu wirtualnej karty: Biuro podróży służbowych, ani dostawca zewnętrzny nigdy nie są zleceniodawcami. Hotele powinny to wiedzieć! Tak jak powinny wiedzieć, że nazwa firmy musi znajdować się na rachunku.

Przychodzą Panu do głowy jeszcze inne postulaty?
Mój apel do branży hotelarskiej brzmi: oferujcie różne opcje śniadania! Opcja A to pokój za 100 euro i śniadanie za 15 euro. Ale moglibyście też oferować pakiet biznesowy za 120 euro, w którym śniadanie jest wliczone w cenę. Zapewniam, że większość menedżerów podróży chętnie zapłaci pięć euro więcej! W przeciwnym razie będą mieli do czynienia ze zdenerwowanymi podróżnymi, a tego nikt nie chce. Poza tym żadna osoba podróżująca nie wzbogaci się od pięciu euro.

* Po otrzymaniu rezerwacji za pośrednictwem portalu HRS dedykowanego danemu klientowi korporacyjnemu, rozwiązanie płatnicze AirPlus A.I.D.A. zintegrowane z HRS Global Payment automatycznie generuje wirtualny numer Mastercard dla założonego konta firmy i przesyła je wraz z deklaracją przejęcia kosztów do zarezerwowanego hotelu. 

Niektóre z wymienionych tematów dostawcy powinni wyjaśnić bezpośrednio z przedstawicielami branży hotelarskiej. Z Pana wypowiedzi można się domyślić, że często podejmowane decyzje nie są trafne.
Podam przykład. Myślę, że koncepcja biznesowa Conichi to świetny pomysł. Jednak ten proces działa tylko w tych hotelach, które dołączyły do Conichi. Ale jak wytłumaczyć to osobie podróżującej: „W przypadku rezerwacji w hotelu kontraktowym A w Berlinie ten proces działa, ale w Monachium w hotelu C niestety nie”. Potrzebujemy więc rozwiązania, które pasowałoby do 80% hoteli objętych umową – i to na całym świecie.

Ale to jest bardziej decyzja hotelu niż Conichi.
Tak, ale co w tym złego? Dzięki przejęciu kosztów i płatności za pomocą wirtualnej karty kredytowej hotele na pewno otrzymają pieniądze, nawet jeśli klient nie stawi się w obiekcie! Nietrudno to chyba zrozumieć, prawda? Poza tym pozwala to zrezygnować z check-out w recepcji.

Dziękujemy za rozmowę, Panie Park.