Titelbild für Artikel Firmy zaczynają szukać metod na
TEKST: Aleksandra Pienczykowska

Firmy zaczynają szukać metod na optymalizowanie wydatków na MICE

Strategiczne zarządzanie podróżami służbowymi to dla polskich firm temat już znany, badany i analizowany od kliku lat, głównie w odniesieniu do tzw. segmentu transient travel. Segment Meetings and Groups (M&G) przechodzi ciągle jeszcze etap konsolidacji. Współpraca między firmą a hotelami jest często rozproszona po różnych działach firmy, budżety dedykowane takim rezerwacjom nie są wewnątrz firm scalane, wobec czego dane dotyczące rezerwacji, wydatków i preferencji firmy nie są zbierane wcale lub w bardzo niedużym zakresie.

Rynek spotkań i konferencji w Polsce jest zdominowany przez klienta firmowego. W raporcie Poland Convention Bureau „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2016” wyraźnie rysują się pewne tendencje. Zdecydowana większość konferencji i spotkań odbywa się w obiektach hotelowych (71%). Liczba spotkań i wydarzeń organizowanych w Polsce rośnie z roku na rok. Potwierdza to również raport ICCA (International Congress and Convention Association) Statistics Report 2016. W bieżącym raporcie Polska zajęła 17. miejsce na świecie, awansując o 4 pozycje, oraz 10. miejsce w Europie. 

Jeżeli chodzi o typy wydarzeń, na Polskim rynku dominują konferencje i kongresy (44%) oraz wydarzenia korporacyjne (33%). Nikogo nie zdziwi również fakt, że 80% wydarzeń organizowanych w Polsce to spotkania, konferencje i wyjazdy grupowe organizowane na zlecenie klienta biznesowego. Wśród klientów HRS dominują rezerwacje dla 30-40 osób, czyli spotkania mniejsze i średnie. Takich też wydarzeń odbywa się najwięcej w Polsce.

Gdy firmy zabierają się za rezerwacje indywidualne, od razu mają pod ręką kilka portali rezerwacyjnych czy agencji (globalnych lub lokalnych). To jest już standard. Kiedy w grę wchodzą rezerwacje spotkań, konferencji i wyjazdów grupowych, liczba globalnych graczy jest bardzo ograniczona również lokalne agencje nie są zbyt liczne. Podobnie wygląda zarządzanie optymalizacją kosztów podróży w firmach. Uwaga skupia się głównie na podróżach indywidualnych. Do niedawna temat związany ze zbieraniem, szacowaniem i optymalizowaniem kosztów spotkań i konferencji był omijany. W związku z tym wartość segmentu MICE była w firmach często niedoszacowana. A dane podawane przez Poland Convention Bureau mówią, że w ramach spotkań typu MICE w roku 2016 zrealizowano w Polsce około 14 milionów noclegów. Te 14 milionów to blisko 40% wszystkich noclegów zrealizowanych w branży hotelowej w 2016 roku. Skoro, o czym wspomniano powyżej, 80% wydarzeń w Polsce organizowanych jest przez firmy, oznacza to, że firmy generują ogromne wydatki właśnie w tym segmencie i powoli zaczynają to rozumieć. Jednak nadal mają problem z pozyskiwaniem danych, chociaż ta niewiedza to już raczej etap przejściowy, ponieważ firmy coraz częściej zdają sobie sprawę, że brak danych działa na ich niekorzyść, dlatego zaczynają tych danych szukać i konsolidować swoje działania i wydatki. 

„Podczas rozmów z dużymi firmami, nadal dość często spotykamy się z sytuacjami, w których firma doskonale wie, ile wydaje na rezerwacje indywidualne, natomiast zupełnie nie ma pojęcia, ile wydaje na spotkania i konferencje, a częsta odpowiedź, jaka pada, to po prostu «zdajemy sobie sprawę, że dużo», ale nie potrafimy powiedzieć, ile konkretnie” – potwierdza Oliver May, Global Lead MICE w HRS. „Chociaż dla niektórych przedsiębiorstw, szczególnie w działach zakupów, temat optymalizacji procesów i wydatków na Meetings & Groups został już zidentyfikowany i pewne działania są podejmowane.” – dodaje May. 

Dlaczego potrzebne są dane na temat wydatków na spotkania i konferencje?

 „Jak dotąd to hotelom bardziej zależało na tym, żeby wiedzieć, jakie firmy organizują wydarzenia, ile na nie wydają i jakie mają potrzeby. Dzięki takim informacjom hotele były w stanie lepiej dostosować ofertę do potrzeb klienta.” – mówił Wojciech Liszka z firmy Z-Factor podczas konferencji Corporate Travel Forum w Warszawie. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy było rozproszenie wydatków w tym segmencie w obrębie firmy. Oliver May uważa, że sytuacja wynika również z braku odpowiednich narzędzi, które pomogłyby zbierać dane dotyczące rezerwacji grupowych i konferencyjnych, a tu z odsieczą zarówno partnerom hotelowym jak i klientom korporacyjnym przychodzi Meetago, platforma do składania i przygotowywania ofert na rezerwacje grupowe i konferencyjne. 

„Technologia jest w stanie w dużym stopniu pomóc w ustrukturyzowaniu procesów zakupowych.” – dodaje May. Korzystanie z platformy rezerwacyjnej takiej, jak Meetago, pozwala uprościć proces rezerwacji, wybór hoteli, scentralizować zakupy MICE w jednym kanale i zbierać dane o dokonanych rezerwacjach. Dla hotelarzy praca z Meetago daje również pogląd na temat oczekiwań klientów korporacyjnych w odniesieniu do rezerwacji typu Meetings & Groups. Są w stanie zobaczyć, jak ich oferta sprawdza się na tle konkurencji i przygotować się na kolejne zapytania. W przypadku hoteli indywidualnych jest to w ogóle szansa zaprezentowania swojej oferty klientowi biznesowemu, który, jak wynika z raportu Poland Convention Bureau, rezerwuje najwięcej i wydaje najwięcej w tym segmencie.