Titelbild für Artikel Check-in w ramach przyspieszonej procedury
TEKST Astrid Schwamberger

Check-in w ramach przyspieszonej procedury

Pracownicy recepcji z zasady dokładają wszelkich starań, aby zapewnić gościom dobre powitanie. Coś w tym jest. Ponieważ ci, którzy optymalizują check-in i minimalizują czas oczekiwania, uszczęśliwiają przede wszystkim osoby podróżujące służbowo. Hotel Best Western Nürnberg City West na południu Niemiec wykorzystuje w tym celu Pre Check-in — usługę, którą oferuje HRS.

Best Western Nürnberg City West stał się hotelem biznesowym. Można tu zarezerwować w sumie 234 pokoje i dwie sale konferencyjne. Uzupełnienie oferty stanowi niedrogi parking, z którego korzystają głównie osoby podróżujące służbowo. Doceniają one przede wszystkim dogodną lokalizację — co kilka minut można dojechać metrem bezpośrednio do centrum miasta, głównego dworca kolejowego lub na targi.

Wszystkie dane gościa pojawiają się wcześniej niż on sam

Wielu gości przyjeżdża późnym popołudniem. „Może to prowadzić do powstawiania kolejek w recepcji” — przyznaje asystentka rezerwacji Kristina Prchal. Zwłaszcza w przypadku nowych gości potrzeba aż do pięciu minut, zanim wszystkie formalności zostaną załatwione.

W przypadku gości, którzy dokonali rezerwacji za pośrednictwem aplikacji HRS, proces ten przebiega zupełnie inaczej. Od lutego Kristina Prchal pokazuje im gotowy, wypełniony formularz rejestracyjny, a jej goście muszą się na nim jedynie podpisać. „To spotyka się z bardzo dobrym przyjęciem” — mówi. Ponieważ „Nasi goście nie chcą czekać na rzeczy, które możemy przygotować przed ich przyjazdem”. To zresztą nie wszystko. Dane uzyskane podczas Pre check-in Kristina Prchal będzie wykorzystywać także podczas check-out w celu wystawienia faktury.

Realizacja check-in w ramach przyspieszonej procedury jest możliwa dzięki temu, że goście wprowadzili wcześniej wszystkie istotne dane, adresy oraz wyrazili swoje życzenia, korzystając z aplikacji HRS w swoim profilu Smarthotel. HRS przechowuje dane i uzyskuje dostęp do nich przy każdej kolejnej rezerwacji. Specjaliści ds. rezerwacji, tacy jak Kristina Prchal, mogą również być pewni, że zgodnie z nowym unijnym Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych ich transfer będzie przebiegał prawidłowo. „Zawsze możemy sprawdzić, kiedy i jakie informacje dostarczyliśmy oraz kiedy i kto miał do nich dostęp” — mówi Martin Biermann, Wiceprezes ds. Rozwoju Produktu w HRS, który opracował tę usługę wraz z partnerem technologicznym Conichi.

Hotele, które oferują tzw. Pre check-in przed przybyciem gościa do hotelu, za pośrednictwem poczty elektronicznej otrzymują od HRS wypełniony formularz rejestracyjny, następnie mogą wydrukować dokumenty i przedłożyć je swoim gościom do podpisu. Jeżeli pobierany jest podatek noclegowy, HRS przesyła również odpowiedni formularz zawierający wszystkie niezbędne dane.

Mała rzecz, duży efekt

Nowe zasady w hotelu Best Western Nürnberg City West nie tylko przyspieszyły przebieg check-in, ale także wpłynęły na jego nieco bardziej personalny charakter, jak twierdzi recepcjonistka Kristina Prchal. „Dzięki Pre Check-in mamy więcej czasu dla naszych gości, możemy lepiej reagować na ich prośby”, na przykład sprawdzić w planie obłożenia pokoi, czy jest może jeszcze cichszy pokój z dala od windy.

Pre Check-in jest jednym z wielu elementów, które HRS oferuje w ramach inicjatywy Smarthotel. Wpisuje się on idealnie w potrzeby Best Western Nürnberg City West, którego zapotrzebowanie na inne usługi jest znacznie mniejsze. W rzeczywistości hotel może również wykorzystać preferencje przedstawione przez gościa w aplikacji w celu przedstawienia mu oferty dodatkowych usług. Kristina Prchal musi w tym punkcie niestety powiedzieć „pas”. „U nas niestety nie ma tak naprawdę żadnych specjalnych, dodatkowych usług” — zwierza się z uśmiechem. Śniadanie jest wliczone w cenę pokoju, a w barze są tylko małe przekąski — wystarczy poinformować gościa o godzinach otwarcia. Nawet jeśli sprzedaje bilet dzienny na siłownię, która znajduje się po drugiej stronie ulicy, czerpie z tego jedynie pośrednią korzyść. „Korzyścią dla nas jest komfortowe samopoczucie naszych gości”.

W przypadku innych usług Smarthotel partnerzy hotelowi muszą również spełniać określone wymagania, a w przypadku Pre check-in poprzeczka jest postawiona bardzo nisko. „Usługa jest dostępna dla każdego, kto ma skrzynkę e-mailową” — mówi Martin Biermann. A Kristina Prchal potwierdza — „To takie proste!”