Titelbild für Artikel Mit wenigen Klicks im Pitch
TEXT Astrid Schwamberger · FOTOS Thorsten Jochim

Mit wenigen Klicks im Pitch

Längst lassen sich Veranstaltungsräume und -leistungen ebenso unkompliziert online vermarkten wie Zimmer. Mit nur wenig Aufwand können Anbieter auf den Portalen der HRS Group auf sich aufmerksam machen und Anfragen von Firmenkunden beantworten. Aljona Schulze von Rilano Hotels & Resorts weiß, wie es geht.

Wenn sie einen Wunsch frei hätte, würde Aljona Schulze am liebsten Hunderte Fotos von Veranstaltungsräumen bei HRS hochladen. »Die visuelle Darstellung ist enorm wichtig und ein ganz zentrales Thema bei uns«, sagt die Verkaufsleiterin der Rilano Hotels & Resorts. Von der Zentrale in München aus steuert sie die Vermarktung der Gruppe, die mit individuellen Häusern in der bayerischen Landeshauptstadt, in Norddeutschland, in Frankfurt und in den Kitzbüheler Alpen präsent ist. Der Vertrieb von Veranstaltungsleistungen läuft über den Direktvertrieb, aber auch über Onlinevertriebswege wie HRS Meetings Solutions.

Da die Anzahl an Bildern jedoch begrenzt ist, konzentriert sich Aljona Schulze auf das Wesentliche, präsentiert die USP der einzelnen Häuser und richtet sich dabei nach den Präferenzen ihrer Kunden. Fürs Shooting mit einem speziellen Hotelfotografen wurden die Räume deshalb in verschiedenen Varianten bestuhlt und mit diversen technischen Set-ups abgelichtet. Unterschiedliche Abbildungen einzelner Bestuhlungsformen signalisieren einem potenziellen Kunden, dass das Hotel Erfahrung mit der gewünschten Anfrage hat.
Aus ebendieser weiß die Vertriebs­chefin aber auch, dass die Bestuhlungsarten »Parlamentarisch« und »Theater« am häufigsten gebucht werden. Einen Raum in sieben verschiedenen Varianten abzulichten, bringe daher ebenso wenig wie Elemente zu unterschlagen, die die Sicht behindern. »Wichtig ist auch«, sagt sie, »dass ein potenzieller Kunde genau das sieht, was er bekommt.« Die Bilder wurden deshalb im Hellen aufgenommen; auch Nischen oder Säulen seien darauf zu erkennen, denn: »Auf den Fotos ist weniger der Blumenstrauß relevant als der gute Überblick.«

06 02 Checkin 06 2018 De

A bestseller: The "Parliamentary" seating plan

Fotos, Fakten – fertig

Zusätzlich zu den visuellen Eindrücken stellt Rilano auch Infos zu seinen Räumlichkeiten ein: Anzahl, Größe und Höhe der Räume, technische Ausstattung, ob Tageslicht vorhanden ist, Bestuhlungsmöglichkeiten, Ansprechpartner. Weil die Kosten ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium darstellen, werden auch die Preise für Räume und Tagungspauschalen genannt. »Wir geben Ab-Preise an, damit Kunden ihr Budget einschätzen können«, sagt Schulze. Auch damit komme man deren Bedürfnissen entgegen. Klingt einfach – und ist es auch: »Fakten eingeben und schon sind wir im Pitch«, schwärmt Aljona Schulze. Um möglichst weit oben in der Ergebnisliste zu landen, aus der potenzielle Kunden dann bis zu vier Häuser auswählen können, stimme man sich aber auch noch eng mit den MICE-Experten von HRS ab. Je mehr Anforderungen ein Haus erfülle, desto größer sind die Chancen für Rilano, angefragt zu werden.

Märkte erobern ohne eigenen Vertrieb

Landet eines der Häuser bei einem Kunden in der engeren Wahl, versendet HRS eine ­E-Mail mit einem Link zu dessen Anforderungen, AGB sowie Zahlungs- und Stornobedingungen an Rilano. Ist alles okay, trägt ein Mitarbeiter vor Ort die konkreten Preise für die angefragten Leistungen ein. Fragen Firmenkunden Veranstaltungsleistungen für mehrere Tage an, gibt er im Anschluss auch Übernachtungspreise inklusive oder exklusive Frühstück an. Das komme des Öfteren vor, sagt Aljona Schulze: »Die meisten Kunden fragen Veranstaltungen für zwei Tage an.« Aus Erfahrung weiß sie: »Wir verkaufen meist mit Verpflegung.«  In einem letzten Schritt werden noch die Kontaktdaten des Ansprechpartners erfasst und ausgewählt, ob es sich bei dem Angebot um eine Erst- oder Zweitoption handelt, der jeweilige Interessent also an erster Stelle steht oder an zweiter. Läuft die Optionsfrist ab, ohne dass ein Vertrag mit dem ersten Interessenten zustande kam, ist der zweite Interessent am Zug. Erteilt dieser den Zuschlag, schließt Rilano direkt mit ihm einen elektronischen Vertrag ab. Insgesamt spare dieses Prozedere eine Menge Zeit, lobt Aljona Schulze. Und noch einen weiteren Vorteil hat sie ausgemacht: Auf diese Art und Weise könne Rilano seinen Bekanntheitsgrad steigern und Kunden gewinnen, die sonst vielleicht nicht auf die Gruppe oder das betreffende Haus aufmerksam geworden wären. »Kommt etwa eine Anfrage aus Großbritannien, können wir diesen Markt bedienen, ohne dort ein eigenes Vertriebsteam zu etablieren.«