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TEXT Astrid Schwamberger

Mice ganz easy

Die Onlineplattform meetago powered by HRS bietet strukturierte Prozesse für die Ausschreibung und Buchung von Veranstaltungsräumen und die dazugehörigen Leistungen. Die Dorint Hotels & Resorts profitieren bereits heute von dieser Lösung: Via meetago organisieren sie Meetings und kleinere Events für einen Dax-Konzern in Bonn.

Egal, wohin Andrea Bruckmeir reist, wann immer die Sales-Managerin bei ­Dorint eines der vierzig Häuser in Deutschland oder der Schweiz besucht: Einer ihrer größten Kunden ist schon da und hat Veranstaltungsräume belegt. Meist finden dort dann Mitarbeiterschulungen mit fünfzehn bis dreißig Teilnehmern statt, hin und wieder auch kleinere Tagungen. »Das ist ganz unterschiedlich«, sagt Bruckmeir und freut sich, dass der Bonner Dax-Konzern bei ­Dorint »eigentlich immer präsent ist«. Er gehört zu den Großkunden aus dem Rheinland, die sie betreut.

Hohe Trefferquote

Die Sales-Expertin weiß natürlich auch, was geschieht, wenn in der Bankettabteilung eine Anfrage dieses wichtigen Kunden eingeht. Seit Frühjahr 2017 läuft dies über die eRFP-Plattform meetago powered by HRS. Nach einer Testphase im Sommer 2016 wollte der Kunde das so. Über meetago werden im ersten Schritt maximal vier Häuser pro Ausschreibung um ein Angebot gebeten. Viele Dorint-Hotels wie zum Beispiel das Dorint Parkhotel Bad Neuenahr, von wo aus Andrea Bruckmeir arbeitet, sind als Vertragspartner automatisch mit im Boot. Eine Garantie für den Zuschlag ist diese Bindung freilich nicht. »Wir bekommen natürlich mehr Anfragen, als wir tatsächlich realisieren«, sagt Bruckmeir. Die Trefferquote sei trotzdem »recht hoch« – laut HRS liegt das Verhältnis zwischen Anfragen und tatsächlichem Zuschlag bei 25 Prozent und damit höher als bei herkömmlichen Anfragemethoden.

Anfragen aus Bonn verzeichnet die Vertrieblerin eigentlich täglich. Per E‑Mail landen sie in der Bankettabteilung. Der darin enthaltene Link führt zu einem groben Überblick über die Anforderungen, die AGB des Konzerns sowie seine Zahlungs- und Stornierungsbedingungen. Sind entsprechende Kapazitäten vorhanden, stimmt Dorint zu und die Arbeit beginnt: Pro Veranstaltungstag trägt der Bankettmitarbeiter die Preise für die angefragten Leistungen ein, für die Tagungspauschale, Räume, Tagungstechnik und Verpflegung, und ergänzt Angaben zu Anzahl und Größe der Räume und zur Bestuhlung. Positionen aus vorherigen Eingaben werden dabei automatisch übernommen.

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Sobald die Veranstaltungsanfrage bearbeitet ist, geht es mit den gewünschten Zimmern weiter. Meist seien es ein bis drei Übernachtungen, die das Unternehmen gleichzeitig über das meetago-Tool anfrage. Zu guter Letzt erfasst der Bankettmitarbeiter noch seine Kontaktdaten, damit Details direkt geklärt werden können. Wenn zum Schluss die AGB abgehakt sind, »ist das Angebot vom Tisch«.

Die vereinfachten Prozesse sparen Dorint viel Zeit und Papier

»Das Programm ist übersichtlich und einfach zu bedienen«, lobt Bruckmeir, »auch neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht.« Dass die Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden geschehen soll, entspricht auch der ­Dorint-Policy und ist »bewährte Praxis in der Hotelkette«. Dank der vereinfachten Prozesse spare man aber eine Menge Zeit. Und noch einen weiteren positiven Punkt hebt die Sales-Managerin heraus: Die Vertragspartner müssen kein Papier mit eingescannten Unterschriften mehr hin- und herschicken. Denn wenn ein Dorint-Hotel den Zuschlag erhält, wird der Veranstaltungsvertrag ebenfalls elektronisch abgeschlossen.

Das war nicht immer so. Denn als der international tätige Konzern noch über verschiedene Buchungskanäle, Agenturen oder direkt mit Dorint in Kontakt trat, hatten Bruckmeirs Kollegen umfangreiche individuelle Angebote per E‑Mail verschicken müssen; Dokumente mit bis zu zwölf Seiten befanden sich da im Anhang. Auch der Veranstaltervertrag wurde per E‑Mail verschickt.

Heute erinnern nur noch einzelne Fälle an alte Zeiten, in denen die Dorint-­Mitarbeiter auf klassische Kommunikation umsteigen. Bei besonderen Veranstaltungen greife man schon mal zum Hörer, um vorab Einzelheiten zu klären, die im System nicht abgebildet werden. Dazu zählen zum Beispiel Incentives oder Rahmenprogramme. »Wir hatten neulich den Fall, dass vier Pinnwände angefragt wurden, aber nur drei in der Pauschale enthalten sind«, erinnert sich Bruckmeir. Auch wenn die gewünschte Raumgröße nicht vorhanden ist oder Getränkepauschalen fürs Abendessen nachgefragt werden, gibt es eine direkte Kommunikation mit dem Kunden.