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TEXT: Anke Pedersen

Kümmerer oder Schmarotzer?

Rundum beliebt? Sind Mittler wie Amazon oder HRS höchstens bei ihren Kunden. Diejenigen dagegen, die für die Vermittlung ihrer Waren oder Dienstleistungen etwas zahlen sollen, sind oft zwiegespalten. Progros-Geschäftsführer Jochen Oehler hält das für das klassische »Wasch mich, aber mach mich nicht nass!«-Denken.

Herr Oehler, die Progros nennt sich zwar ­Einkaufsgesellschaft, im Grunde fungieren Sie aber als klassischer Mittler, oder? Neben unseren Dienstleistungen wie Einkaufsberatung, digitale Prozesslösungen sowie Projektmanagement sind wir streng genommen mit unserem Einkaufspool und der Online-­Bestellplattform auch ein Mittler und bringen ­Hoteliers und Lieferanten zusammen – als Einkaufsberater und mit einem Angebot abgestimmt auf die speziellen Bedürfnisse von Hotels. Damit agieren wir als strategischer Partner sowohl für Hotels als auch für die Lieferantenseite.

Ein Deal ist dann gut, wenn die Interessen beider Seiten so gut wie möglich erfüllt werden.

Was ist denn Ihr Angebot an Lieferanten? Progros-Lieferanten bieten wir einen erstklassigen Zugang zu über 700 Tophotels und -ketten. Ganz konkret profitieren sie davon, dass sie Zugang zu einem Einkaufspool, zu einer Vermarktungsplattform im Verkaufsgüterbereich bekommen, dass wir für sie Werbung machen und sie in die Hotels bringen. Darüber hinaus ist unser Einkaufspool eine großartige Kontaktplattform, auf der ein Lieferant herausfinden kann, wer die für ihn relevanten Entscheidungen in einem Haus trifft. Auch helfen wir beiderseitig bei Reklamationen und schlichten. Und über unsere Zentralregulierung wickeln wir zudem Bezahlung und Abrechnung ab. Da wir zu hundert Prozent gegen Zahlungsausfall bürgen, bei einer Insolvenz zum Beispiel, genießt jeder Lieferant die Sicherheit, dass er sein Geld bekommt. Zentrale Stelle und »Kümmerer« hierbei ist die Progros.

Und womit überzeugen Sie Ihre Kunden, die Hotellerie? Vor allem bekommen sie direkten Zugang zu verhandelten Lieferantenkonditionen. Wir verhandeln mit circa 600 Lieferanten spezielle Konditionen, zu denen die Hotels dann Zugang haben, ohne dass sie je mit denen gesprochen haben müssen. Ab einem gewissen Umsatz erhalten sie darüber hinaus Rückvergütungen.

Können Sie da konkrete Zahlen nennen? Die Einsparungen im Jahr 2016 lagen für die Hotels bei 14 Millionen Euro. Dazu kommen Kickbacks von noch einmal zwei Millionen Euro. Pro Sortimentsbereich liefern wir immer drei Konditionslösungen und somit »Kategorien« – »billig«, »mittel« und »teuer«. C&A, Hugo Boss und Hermès. Damit erhöhen wir unsere Chance, dass der Inhaber eines Budgethotels ebenso auf seine Kosten kommt wie ein Luxushotel. Am Ende macht das alle glücklich und sie bleiben bei uns. So ist der Kreislauf.

Wie wählen Sie Ihre Lieferanten denn aus? All unsere Lieferanten sind qualitätsgecheckt und müssen dafür einen speziellen Prozess durchlaufen. So eine Neulistung kann bis zu neun Monate dauern, und wir haben ein eigenes Gütesiegel entwickelt. Für die Hotellerie sind wir damit so eine Art Firewall oder Protektor gegen schwarze Schafe.

Ein Mittler wie HRS finanziert sich durch eine Provision, die jeder (Hotelzimmer-)Lieferant im Vermittlungsfall zahlen muss. Wie finanziert sich die Progros? Im Geschäftsfeld Einkaufspool, wo wir also Mittler sind, leben wir zu 15 bis 20 Prozent von Dienstleistungsbeiträgen der Hotels, die wie im Fitnessstudio ihre Mitgliedsbeiträge zahlen. Der Rest – 80 bis 85 Prozent – ist ebenfalls lieferantenfinanziert.

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Jochen Oehler, Progros-Geschäftsführer und ab 2018 auch Vorstandsmitglied der Dehag Hotel Service AG

HRS stößt damit bei seinen Lieferanten nicht immer auf Zuneigung … Das wird es auch bei uns geben. Sie müssen Geld für die Vermittlung zahlen, und das mag keiner. Ich will alle Leistungen bekommen, aber nicht dafür bezahlen. Wasch mich, aber mach mich nicht nass!

Aber in der Regel haben weder Hotels noch Lieferanten grundsätzlich ein Problem damit, dass unsere Dienstleistung etwas kostet, denn die Einsparungen beziehungsweise die Gewinne auf beiden Seiten überwiegen die Kosten mehr als deutlich. Und: Wir helfen, die Vertriebskosten der Lieferanten deutlich zu optimieren.

Kürzlich haben Sie das Buch »Macht Einkauf« vorgestellt, dass Sie zusammen mit Prof. Christian Buer geschrieben haben: ein Leitfaden zum strategischen Einkaufsmanagement in der Hotellerie. Wir haben das Buch geschrieben, weil der Einkauf in der Hotellerie bisher nicht strategisch, sondern operativ geprägt ist. Und es gab bis heute kein Managementbuch zu diesem Thema.

Was genau verstehen Sie unter strategischem Einkauf? Strategisch ist der Sieg der Einfälle in der Planung über die Zufälle in der operativen Durchführung. Soll heißen: Die Gesamtbetrachtung des Einkaufs und aller damit verbundenen Kosten im Hotel sollte im Fokus stehen und nicht nur der vordergründige Preis eines Produktes.

In Ihrem Fazit plädieren Sie: »Macht Einkauf, aber fair!« Vertrauen ist die härteste Währung der Welt. Im Einkauf herrscht leider immer noch der Irrglaube vor, er habe etwas mit »Über-den-Tisch-Ziehen« zu tun. Aber das ist falsch! Bei uns heißt es nicht: Progros first. So was geht nach hinten los. Das Ergebnis einer Verhandlung – der Deal – ist dann gut, wenn die Interessen beider Seiten so gut wie möglich erfüllt werden. Ein einseitiger Deal wird mittelfristig immer scheitern.

Zum Unternehmen

Die Progros-Einkaufsgesellschaft mbH ist ein Dienstleistungs­unternehmen und arbeitet für rund 800 Privathotels und Hotel­ketten in sieben Ländern Europas. Das 1986 gegründete Unternehmen mit Sitz in Eschborn bietet vier Dienstleistungsbereiche: Zugang zu Zentraleinkaufskonditionen und Einkaufsberatung (Einkaufspool), Entwicklung von Einkaufsstrategien (Consulting), Beschaffungs­management für die Kompletteinrichtung von Hotels (Projekt­management) sowie digitale Lösungen zur Optimierung der Einkaufs­prozesse (Webtools). Progros ist eine Tochtergesellschaft der Dehag Hotel Service AG.


Zur Person

Der gelernte Einzelhandelskaufmann und Betriebswirt Jochen ­Oehler ist Geschäftsführer der Progros-Einkaufsgesellschaft sowie Lehrbeauftragter an der Berufsakademie Ravensburg mit dem Schwerpunkt strategisches Einkaufsmanagement. Im Matthes-­Verlag erschien jetzt das von ihm und Prof. Christian Buer geschriebene Managementbuch »Macht Einkauf. Power-Methoden für erfolgreiches Einkaufsmanagement in der Hotellerie«.

Auch kommen Sie zu dem Schluss, dass der größte Batzen an Einkaufsvorteilen nahezu komplett im Hotel selbst schlummert. Was meinen Sie damit? Stichwort Digitalisierung. Im Front-Office-­Bereich ist heute schon viel elektronisiert, aber alles hinter der Rezeption – die Buchhaltung, die Küche, das Bestellwesen – steckt technologisch und vielfach in Bezug auf die Struktur der Prozesse noch in den Kinderschuhen. Da hat die Branche noch einiges aufzuholen. Vieles wird noch von Hand gemacht. Dadurch gibt es keine Transparenz und der Personaleinsatz ist an vielen Stellen unnötig hoch.

Sie sprechen also von Prozesskosten? Das, was wir immer an Einkaufskosten sehen, ist das, was auf der Rechnung steht. Aber alles, was damit zusammenhängt, dass Ware zu mir ins Haus kommt, steht auf keiner Rechnung. Und das sind indirekte Einkaufskosten, die nach unserer Auffassung viel größer sind als die direkten Einkaufskosten. Durch Digitalisierungslösungen lassen sich die indirekten Kosten um locker fünfzig bis siebzig Prozent runterfahren. Wenn wir als Progros dies aufzeigen, rennen wir in neunzig Prozent der Fälle offene Türen ein, weil es den meisten an Zeit fehlt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Digitalisierung und Automatisierung sind hier die Lösung, sparen die notwendige Zeit. Und sorgen für Transparenz.

Transparenz? Heute weiß keiner, wie viele Würstchen er 2016 bestellt hat, in Zukunft aber schon. Digitale Bestell- und Rechnungssysteme geben auf Knopfdruck komplette Transparenz und sind damit die Grundlage für eine ordentliche Analyse und Steuerung des Einkaufs.

Wie viele ihrer Einkäufe tätigen Ihre Kunden denn bei Ihnen? Unsere Häuser decken in der Spitze im Einkaufspool bis zu 75 Prozent ihrer Einkaufs­bedarfe ab. Im Durchschnitt sind es über alle Betriebe hinweg etwas mehr als dreißig Prozent.

Nur dreißig Prozent? Das klingt, als sei da noch Luft nach oben. Aber hallo! Unser Ziel ist es, bis 2020 tausend Häuser zu haben mit einer Ausschöpfung von dann durchschnittlich fünfzig Prozent.

Herr Oehler, wir danken Ihnen für dieses  Gespräch.