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TEXT Astrid Schwamberger

Kein Papierkram mehr!

Wer Firmenkunden binden möchte, sollte Geschäftsreisenden, Reiseplanern und Travel Managern das Leben leicht machen. Zum Beispiel beim Bezahlen und Abrechnen. Mit Paperless Travel von HRS lassen sich Check-outs angenehmer gestalten und Prozesse optimieren. Auch für Gastgeber springt etwas heraus. 

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Ayla Sahin, Hotel Drei Löwen: Bis zu dreißig Prozent Zeitersparnis dank Paperless Travel

München hat mehr Hotelbetten als Manhattan – so lautete eine Schlagzeile Ende vergangenen Jahres. Zwar zählt die bayerische Landeshauptstadt etwas weniger Einwohner als der New Yorker Stadtbezirk, bei der Anzahl der Hotelbetten hat sie die Nase jedoch vorn. Besonders die Gegend rund um den Hauptbahnhof sticht heraus: Wie etwa der Bayerische Rundfunk berichtete, hat das Viertel die höchste Hoteldichte in Europa. An Konkurrenz mangelt es hier also nicht.

Alle Daten sind schon da

Auch das Hotel Drei Löwen buhlt an diesem Knotenpunkt um Kundschaft – das Gros sind Geschäftsreisende. 1924 erbaut und 2016 zuletzt renoviert, bietet das Vier-Sterne-Haus in der Schillerstraße heute 94 Zimmer in verschiedenen Kategorien sowie Räumlichkeiten für Veranstaltungen mit bis zu hundert Teilnehmern, ein Restaurant und eine Bar. Neben der modernen Ausstattung versucht das traditionsreiche Haus aber auch, sich durch einen besonderen Service von der Konkurrenz abzuheben: Firmenkunden, die über HRS oder Hotel.de gebucht haben, können hier besonders schnell und bequem auschecken und müssen nicht in Vorleistung treten. 

Möglich wird dies durch »Paperless Travel«, eine Bezahllösung von HRS, die den Check-out auf ein Minimum reduziert. »Unsere Gäste müssen nur den Schlüssel abgeben«, fasst Reservationsmanagerin Ayla Sahin zusammen. Noch nicht einmal auf den Rechnungsausdruck müssen sie warten, denn paperless steht für: kein Papierkram mehr! 

Derweil kann Sahin über eine virtuelle Kreditkarte abrechnen. Diese wird bereits während der Buchung erzeugt und greift auf die zentrale Reisestellenkarte des Arbeitgebers zu. Die entsprechende Kreditkartennummer landet dann zusammen mit den Buchungsinformationen per Fax auf Sahins Schreibtisch sowie in ihrer Buchungsübersicht auf dem HRS Serviceportal (»Buchungsübersicht«, »Sicherheitsaccount«).

Um den Rechnungsbetrag bei Abreise abbuchen zu können, muss sie die Nummer beim Check-in ins Kreditkarten-Terminal eingeben; zum Schluss schickt sie die Rechnung online an HRS. Dort werden alle Rechnungen gesammelt, geprüft und anschließend aufbereitet an den jeweiligen Firmenkunden übermittelt.

Für Unternehmen ist es heutzutage essenziell, Kontrolle über die getätigten Umsätze zu behalten.

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Birgit Hölzel, AirPlus: Virtuelle Kreditkarte? Ein Must-have im Geschäft mit Firmenkunden!

Offene Posten? Schnee von gestern!

Diese Flexibilität ist nicht der einzige Vorteil, von dem die Reservationsmanagerin schwärmt. Mit Paperless Travel spare sie zwanzig bis dreißig Prozent Zeit, lobt Sahin. Auch weil sich durch die automatische Übermittlung der Rechnungsdaten weniger Fehler einschleichen, die dann im Nachhinein noch aufwendig korrigiert werden müssten. An der Rezeption erhalte sie dadurch Freiräume, die am Ende wiederum allen zugutekämen: »Wir können uns aufs Wesentliche konzentrieren und uns zum Beispiel Zeit nehmen für Gäste, die mehr Zuwendung wünschen.«

Auch auf buchhalterischer Seite profitiere das Haus von Paperless Travel. Denn da der Rechnungsbetrag direkt abgebucht wird – vor allem aber: sofort –, »haben wir sicher unser Geld, da muss ich mir keinen Kopf machen«. Offene Posten gehörten damit genauso der Vergangenheit an wie Mahnungen. Sahin: »So weit kommen wir erst gar nicht.«

Das Bezahlen per virtueller Kreditkarte macht aber nicht nur Hotelbetreiber und Geschäftsreisende froh. Auch Reiseplaner und Travel Manager, die im Hintergrund die Strippen ziehen und oftmals dafür sorgen, dass ihre Reisenden in bestimmten Häusern buchen, haben etwas davon. Zum einen können sie pro Buchung unter anderem ein Limit und Leistungen definieren, die darüber abgerechnet werden dürfen. Zum anderen erleichtern die aufbereiteten Sammelrechnungen die Reisekostenabrechnung. Bei mit Paperless Travel bezahlten Übernachtungen müssen sie nämlich nicht mehr den verschiedenen Rechnungen hinterherlaufen, jede einzeln prüfen und Zahlungen anstoßen – all dies ist bereits erledigt. 

»Prozessoptimierung« nennen das Fachleute wie Birgit Hölzel, Director Country Management Germany bei AirPlus International. Die Kreditkarten-Expertin weiß: »Für Unternehmen ist es heutzutage essenziell, Kontrolle über die getätigten Umsätze zu behalten.« Virtuelle Kreditkarten würden deshalb bei Firmenkunden immer beliebter. Hotels, die diese Bezahllösung akzeptieren, könnten dieser Klientel somit »ein deutliches Plus an Service« liefern und »maßgeblich dazu beitragen, die Anforderungen von Unternehmen an ein modernes Travel Management zu erfüllen«.