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TESTO di Astrid Schwamberger · FOTO di Thorsten Jochim

Un paio di clic e il gioco è fatto

Già da tempo è ormai possibile prenotare online sale per eventi con la stessa semplicità delle camere. Con un minimo investimento i fornitori possono farsi conoscere tramite i portali di HRS Group e rispondere alle richieste dei clienti aziendali. Aljona Schulze del gruppo alberghiero tedesco Rilano Hotels & Resorts sa bene come funziona.

Se potesse esprimere un desiderio, per Aljona Schulze sarebbe caricare su HRS centinaia di foto delle sale per eventi. “La rappresentazione visiva è estremamente importante ed è un tema cruciale per noi”, spiega la responsabile delle vendite di Rilano Hotels & Resorts. Dalla sede centrale di Monaco gestisce la commercializzazione del gruppo, presente con singole strutture in Baviera, Germania settentrionale, a Francoforte e sulle Alpi. La distribuzione di servizi legati all’organizzazione di eventi avviene tramite la vendita diretta ma anche su canali di distribuzione online come HRS Meetings Solutions.

Siccome il numero di fotografie che si possono caricare è limitato, Aljona Schulze si concentra sull’essenziale e presenta gli USP delle singole strutture orientandosi sulle preferenze dei suoi clienti. Per lo shooting realizzato con un fotografo specializzato in hotel, le sale sono state arredate in vari modi e ritratte con diversi allestimenti tecnici. Varie immagini delle singole disposizioni segnalano al potenziale cliente che l’albergo ha già esperienza nel servizio di cui lui ha bisogno.

Proprio per questo, la responsabile della distribuzione sa anche che le disposizioni più prenotate sono quella “parlamentare” e quella “teatrale”. Fotografare una sala da sette prospettive diverse d’altronde consente di offrire una visuale completa. “È essenziale anche che un potenziale cliente veda esattamente cosa riceverà”, spiega. Per questo le immagini sono luminose e consentono di vedere persino le nicchie e le colonne. Perché “nelle foto un mazzo di fiori è meno importante di una buona visuale d’insieme”.

Foto, cifre...e voilà!

Oltre alle impressioni visive, Rilano inserisce anche informazioni sugli spazi: numero, dimensioni e altezza delle sale, strumentazioni tecnologiche, presenza di luce naturale, opzioni di disposizione e referente. E siccome anche i costi sono un elemento determinante per la scelta, indica i prezzi delle sale e dei forfait per i convegni. “Indichiamo i prezzi minimi in modo che i clienti possano valutare il loro budget”, spiega Schulze. Anche questo è un modo per andare incontro alle loro esigenze.

Sembra semplice, ed è proprio così. “Basta inserire le cifre e il gioco è fatto”, esclama entusiasta Aljona Schulze. Per apparire il più in alto possibile nell’elenco dei risultati tra cui i potenziali clienti possono scegliere fino a 4 strutture, è utile inoltre il confronto con gli esperti MICE di HRS. Più una struttura soddisfa le esigenze di un cliente, maggiori sono le probabilità per Rilano di ricevere una prenotazione.

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Aljona Schulze: mettere in luce le peculiarità

Conquistare i mercati senza una distribuzione diretta

Se una struttura rientra tra le quattro selezionate da un cliente, HRS invia a Rilano un’e-mail con un link che indica i requisiti richiesti, le CCG e le condizioni di pagamento e di cancellazione. Se è tutto a posto, un collaboratore sul posto inserisce i prezzi effettivi per le prestazioni richieste. Se i clienti aziendali richiedono servizi per eventi di più giorni, il collaboratore indica anche i prezzi per il pernottamento con colazione inclusa o esclusa. Il più delle volte è così, come spiega Aljona Schulze: “La maggior parte dei clienti chiede di organizzare eventi di due giorni”. E per esperienza, può dire che: “Vendiamo per lo più soluzioni che comprendono il vitto”.

Nell’ultima fase si registrano e si selezionano i dettagli di contatto del referente, si indica se l’offerta rappresenta una prima o una seconda opzione, ossia se l’interessato è al primo o al secondo posto tra le possibili scelte. Se allo scadere della durata dell’opzione il primo interessato non ha stipulato alcun contratto, è il turno del secondo. Se quest’ultimo conferma l’assegnazione, Rilano conclude un contratto in formato elettronico direttamente con lui.

Questa procedura consente di risparmiare molto tempo, aspetto che Aljona Schulze giudica positivamente. E comporta anche un altro vantaggio: in questo modo Rilano riesce ad accrescere notevolmente la propria notorietà e a conquistare nuovi clienti, che forse altrimenti non sarebbero venuti a conoscenza del gruppo o della struttura in questione. “Se arriva una richiesta dalla Gran Bretagna, ad esempio, possiamo accedere a quel mercato pur senza istituire un team di distribuzione sul posto”.