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TEXT: Astrid Schwamberger

Im Ring mit den Ketten

Wer in einer Ausschreibung von HRS die Anforderungen eines Firmenkunden erfüllt und eingeladen wird, kann auf der entsprechenden eRFP-Plattform sein Gebot abgeben. Dort zählt am Ende nur das beste Angebot – egal ob Kettenbetrieb oder Privathotel. Eine prima Gelegenheit vor allem für Mittelständler, ihr volles Potenzial auszuspielen.

Individualhotels ziehen gegenüber Kettenhotels oft den Kürzeren. So fehlen vielen etwa in klassischen Ausschreibungen die Ressourcen, um auf Firmenkunden überhaupt zuzugehen, geschweige denn mit ihnen zu verhandeln. Die Folge: Individuell geführte Häuser geraten oft gar nicht erst ins Visier von Reiseverantwortlichen in Unternehmen. Auch Unternehmen selbst haben vielfach keine Kapazitäten, mit einzelnen Häusern zu verhandeln.

Dabei bieten Mittelständler oft ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als Kettenhotels. Schließlich müssen sie keine Gebühren für Marketing und Franchise in die Rate einpreisen, können sich dank schlanker Strukturen häufig effizienter aufstellen und somit mehr in Ausstattung und Service investieren. Auch in puncto Parkplatz, WLAN, Frühstück und Lage können private Betriebe oft mithalten und ebenfalls Pluspunkte sammeln bei Firmenkunden, die auf die Gesamtkosten ihrer Geschäftsreisen schauen.

Wer sich mit gutem Content im HRS Portal präsentiert (siehe Check-in 1/2017), steigert seine Chancen, von HRS ausgewählt und eingeladen zu werden. Die gute Nachricht mit der Aufforderung, ein Gebot auf der eRFP-Plattform (electronic Request for Proposal) abzugeben, kommt per E-Mail.

Wir haben so eine Einladung erhalten. Was ist nun zu tun? Herzlichen Glückwunsch! Damit haben Sie die erste Hürde bereits genommen. ­Klicken Sie nun auf den Link und melden Sie sich mit Hotel­nummer und Passwort an. Es erscheint eine Liste mit allen Ausschreibungen, zu denen Sie eingeladen sind. Sie klicken auf »Ausschreibung«, geben Ihre Kontaktdaten ein und sehen einen neuen Screen. Dort beantworten Sie im ersten Schritt Fragen zu Ihrem Haus, im zweiten Schritt geht es um die Details zu Ihren Raten.

Wie viele Fragen sind in Schritt eins zu beantworten? Das hängt von den Anforderungen der jeweiligen Firmenkunden ab. Aus dem Fragenkatalog der Global Business Travel Association (GBTA) wählen sie die für sie relevanten Fragen aus. Nur diese tauchen dann im eRFP von HRS auf – nicht mehr und nicht weniger.

Was wird dabei am häufigsten abgefragt? Besonders wichtig ist für Firmenkunden zum Beispiel, ob Kreditkarten akzeptiert werden oder wann die letzte Renovierung stattgefunden hat. GDS-Codes und Zahl der Zimmer werden ebenfalls oft abgefragt.


Welche Angaben müssen in Schritt zwei gemacht werden? Hier geben Sie Ihre Währung ein sowie die Rate und den Preis fürs Frühstück. In diesem Schritt geben Sie auch an, ob WLAN und Parkplätze verfügbar und inklusive sind oder wie viel Sie für diese Leistungen berechnen. Außerdem können Sie Saisonzeiten wählen, Messezeiten und Ausschlussdaten eintragen und Angaben zu Steuern machen.

Das war schon alles? Nein. Wenn alles vollständig ausgefüllt ist, müssen noch die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden – die auch heruntergeladen werden können – akzeptiert werden. Hier genügt ein Klick. Damit ist die Angebotsabgabe dann komplett.

Wie geht es danach weiter? Alle, die ein Angebot abgegeben haben, erscheinen anonymisiert in einer Liste. Zu sehen sind neben dem Preis nur noch die Kategorie und ein Hinweis, ob es sich um ein Vertragshotel des Kunden handelt. So kann jeder Bieter sehen, wo er steht.

Und wenn ich mit meinem Rang nicht zufrieden bin? Sie haben die Möglichkeit, Ihr Angebot bis zur Deadline so oft zu aktualisieren, wie Sie möchten. Danach ist das abgegebene Angebot allerdings verbindlich. Wie viel Zeit bis zur Deadline noch verbleibt, zeigt der Countdown oben auf der Website.

Lässt sich der Preis in alle Richtungen korrigieren? Nicht ganz. Sie dürfen Ihr Angebot nur mit einem günstigeren Preis nachjustieren. Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, steigen Sie lieber etwas höher ein, beobachten Sie Ihre Mitbewerber und korrigieren Sie dann gegebenenfalls nach unten. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Eine Sammlung aller Glossare finden Sie unter: checkin.hrs.com/glossar

Was geschieht, nachdem die Frist abgelaufen ist? Nach Ablauf der Frist bereitet HRS die Auswertung vor und vereinbart mit dem Firmenkunden eine Zielrate. Wer mit seinem Angebot noch darüber liegt, wird in einer automatisierten Mail von HRS zu einer Nachverhandlung eingeladen. Bieter haben dann zwei Wochen Zeit, darauf einzugehen. Danach trifft der Firmenkunde seine Entscheidung.

Angenommen, der Firmenkunde akzeptiert unser Angebot: Was ist dann zu tun? Sie bekommen eine E-Mail von HRS mit der frohen Botschaft – und stellen schon mal den Sekt kalt. Denn ­unmittelbar danach lädt HRS automatisch Ihre Raten, und schon können die Buchungen des Firmen­kunden in Ihren HRS Account sprudeln.