Titelbild für Artikel Herausforderung Hoteleinkauf.
TEXT: ANKE PEDERSEN · FOTO: Cornelis Gollhardt

Herausforderung Hoteleinkauf.

HRS berät Reiseverantwortliche beim komplizierten Raten-Roulette.

Im fragmentierten Hotelmarkt den Überblick zu behalten ist für Reiseverantwortliche in Unternehmen nicht leicht. Erschwert wird diese Aufgabe noch von komplexen Ratenangeboten, bei denen mal Negotiated Rates als das Nonplusultra gelten, dann wiederum die BAR-Rate. »Ja, was denn nun?«, fragte Check-in Sonja Klasen und Christian Temath, Head of Corporate Sourcing und Director Sourcing Solutions bei HRS.

Global Player wie Google, Siemens, Allianz, China Mobile, Hitachi und Alibaba wollen sie nicht länger selbst durchführen: die zeitintensiven Einkaufsverhandlungen mit der Hotellerie. Und dies nicht nur, weil das sogenannte Sourcing über Monate wertvolle Ressourcen bindet. Oder weil sowohl Kosten reduziert als auch Mitarbeiter zufriedengestellt werden müssen. Angesichts der Vielzahl an verschiedenen Raten- und Rabattmodellen sowie vielfach schlicht fehlenden Analyse- und Benchmark-Tools für die verschiedenen Märkte, ist es Hoteleinkäufern und Travel Managern heute nahezu unmöglich, tatsächlich nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Mit Dienstleistungen wie dem Intelligent Sourcing für Firmenkunden hat HRS unter der Marke »HRS Global Hotel Solutions« daher schon vor Jahren damit begonnen, nicht mehr nur reine Buchungsleistungen anzubieten, sondern Unternehmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette rund um ihre Hotelbuchung zu unterstützen. Oder, wie Sonja Klasen es formuliert: »Wir sind Sourcing-Consultants.« Dazu gehört auch die Analyse und Beratung bei der Auswahl jeweils geeigneter ­Ratenstrategien.

Für Reiseverantwortliche bedeutet dieser Service eine enorme Entlastung; für die Hotellerie – insbesondere der individualgeführten – öffnet er das Tor zum weltweiten Geschäft mit internationalen Konzernen.

Frau Klasen, Sie haben das Intelligent Sourcing bei HRS mit aufgebaut. Wie stark ist die Akzeptanz aufseiten der Firmenkunden? Sonja Klasen: Allein im vergangenen Jahr hat unser Team im Auftrag von hundert Kunden mit knapp 50.000 Hotels in mehr als 120 Ländern verhandelt. Das Ergebnis: fast zehn Millionen Room-Nights in 152 Ländern. Das sind mehr als doppelt so viele wie im Jahr zuvor.

Woher kommt dieser enorme Bedarf an Hotelzimmern? Was hat sich geändert? Klasen: Ohne HRS bin ich als Hoteleinkäufer mit einer globalen Ausschreibung sowie all den Nachverhandlungen locker ein halbes Jahr beschäftigt. Wobei der Einkauf für die Hotelseite genauso aufwendig ist wie für den Travel Manager selbst. Deswegen nehmen immer mehr Unternehmen unseren Service in Anspruch, statt selbst mit den Hotels in die Verhandlungen einzusteigen.

HRS spart einem Unternehmen also vor allem Zeit. Klasen: Nicht nur! Vergleicht man das Thema Firmenraten heute mit dem Stand vor 15 Jahren, dann hat sich nur bedingt etwas verändert: Im Sommer macht ein Hotel sein Pricing, und der Kunde kann das Ergebnis meist nur schwerlich bewerten, weil ihm der Überblick über den Markt fehlt. Wir haben diesen Überblick und beurteilen das entsprechende Pricing für unseren Kunden. Kurzum: Wir schaffen Markttransparenz.

Den Firmen-Rabatt kann jedes Hotel jederzeit selbst bestimmen.

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Markttransparenz für Corporates: Sonja Klasen, Christian Temath

Travel Managern fehlt noch immer der Marktüberblick? Schwer zu glauben! Christian Temath: Global gesehen spielen dabei mehrere Faktoren eine Rolle: Zum einen ist der Hotelmarkt wesentlich fragmentierter und damit unübersichtlicher als etwa der Flugmarkt. Dazu kommt, dass Unternehmen nicht in all ihren Ländern mit denselben Systemen arbeiten, manche machen ihre Preisverhandlungen sogar noch in Excel. Überdies können Währungsschwankungen und ein sich änderndes Nachfrageverhalten dazu führen, dass eine Firmen- über einer tagesaktuellen Rate liegt.

Was heißt das? Temath: Das heißt, dass ich als Travel Manager mit dem Hotel zwar nach bestem Wissen und Gewissen eine feste Rate verhandelt habe (Negotiated Rate), es am Markt aber trotzdem eine günstigere Rate geben kann.

Das bedeutet also, dass ich trotz meiner Ratenverhandlungen mit der Hotellerie nicht auf der sicheren Seite stehe; dass ich permanent gucken muss, ob nicht eine Tagesrate eventuell günstiger ist? Temath: Nein. Führt ein Firmenkunde eine Buchung über HRS durch, greift das sogenannte Best-Buy-Prinzip – das heißt, dass im Beispiel einer Tagesrate, die im Moment der Buchung günstiger ist als die verhandelte Firmenrate, diese und nicht die Negotiated Rate gebucht wird. Das funktioniert automatisch, ohne dass jemand die ganze Zeit die Raten überwachen muss. Insgesamt ist es extrem schwierig, eine nachhaltige Datentransparenz zu schaffen. Das bewältigen selbst viele große Unternehmen nicht, weil sie ihre Daten aus Kreditkartenabrechnungen, SAP-Auszügen, Reisebürodaten und so weiter ziehen. Überdies sind die Märkte dynamisch. Da kann es leicht passieren, dass ein Travel Manager nicht immer up to date ist.

Und noch ein anderer Aspekt kommt dazu: Es gibt immer Destinationen, bei denen eine Firma unbedingt einsparen will. In aller Regel kommt dazu noch ein Set an Hotels, die gesetzt sind; aus Sicherheitsaspekten, oder weil der CEO darauf besteht. In diesen Fällen spielt der Preis dann eine eher untergeordnete Rolle. Gerade bei vielen Großkonzernen sind Prozesskosten oft relevanter als Einsparungen; da rangiert die Mitarbeiterzufriedenheit vor dem Aspekt Kostenersparnis.

Wie gehen Sie dabei vor? Temath: Wir schauen uns zunächst genau die Bedürfnisse des Kunden an. Nur bei ­genauer Analyse der gesamten Hotel­ausgaben und dem Vergleich mit entsprechenden Benchmark-Daten ist es überhaupt möglich, ein auf individuelle Bedürfnisse zugeschnittenes Hotel­portfolio zu definieren und zu verhandeln. Genau das macht HRS. Wir steigen tief in die Buchungsdaten eines Unternehmens ein und analysieren diese, um dann das tatsächliche Volumen zu ermitteln. Dann laden wir die passenden Hotels zu unserem eRFP ein – der onlinegestützten Abgabe eines Angebotes

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Buchen Unternehmen nur Hotels mit fest verhandelten Raten? Temath: Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, über eine Dreiteilung nachzudenken. An dem einen Ende stehen die vom Unternehmen selbst verhandelten Raten, am anderen Ende der Spotmarket – also das tagesaktuelle Angebot der Hotels. Vertragsverhandlungen empfehlen wir, wenn ein Unternehmen mehr als 250 Room-Nights pro Jahr in einem Hotel in die Waagschale werfen kann. Wenn Sie sich eine Pyramide vorstellen, dann liegen die Negotiated Rates an der Spitze. Für ein jährliches Übernachtungsvolumen von weniger als zwanzig Room-Nights ergeben Verhandlungen dagegen keinen Sinn. Für dieses untere Drittel der Pyramide empfehlen wir die Steuerung auf die BAR – die Best Available Rate – beziehungsweise den Spotmarket.

Und was ist mit der Mitte? Temath: Hier empfehlen wir den Kunden die Buchung des Business-Tarifs – der hotelseitig aus der Corporate Club Rate beziehungsweise dem Firmen-Rabatt entsteht. Hier kommen vor allem diejenigen Hotelpartner zum Zuge, die von den Firmen nicht zu einzelnen Ratenverhandlungen eingeladen wurden, aber dennoch für Geschäftsreisende attraktiv sind. Für die Corporate Club Rate laden wir Hotels aktiv ein, ein Angebot abzugeben. Das Vorgehen ähnelt dem eRFP-Prozess mit großen Firmenkunden. Den Firmen-Rabatt, ein frei einstellbarer Nachlass auf die tagesaktuelle Rate, kann jedes Hotel jederzeit selbst bestimmen.

Welche Hotels kommen für die Ratenverhandlung prinzipiell infrage? ­Klasen: Entscheidend für Verhandlungen ist die Lage eines Hotels: Liegt es zentral, oder muss der Reisende noch Zeit und Geld etwa für Taxifahrten investieren? Stichwort: Total Cost of Trip. Ein Beispiel: Travel Manager XY will seine Hotelkosten von 120 Euro auf 80 Euro senken. Wenn er für diesen Preis aber nur Häuser bekommt, die weit außerhalb liegen, dann raten wir davon ab, weil die möglicherweise anfallenden Zusatzkosten den Gesamtpreis für eine Reise sogar noch verteuern könnten.

Glossar

> BAR-Rate – Best Available Rate: Preis eines Hotelzimmers, der zu einem bestimmten Zeitpunkt öffentlich und ohne Restriktionen angeboten wird.

> Best Buy: Wenn eine aktuelle Tagesrate gebucht wird, weil diese niedriger ist als die verhandelte Firmenrate, dann wird nach dem sogenannten Best-Buy-Prinzip verfahren.

> CRS – Central Reservation System: computergestütztes System, das u. a. die Rateninformationen eines Hotels speichert und verteilt.

> eRFP-Prozess: RFP (Request for Proposal) ist der englische Fachbegriff für Ausschreibung. Ein eRFP-Prozess ist demgemäß ein elektronischer/automatisierter Ausschreibungsprozess.

> GDS – Global Distribution System: Globales Reservierungssystem wie Amadeus, Sabre und Travelport (Worldspan/Galileo).

> Floating Rates: Festgelegter Rabattsatz auf die Tagesrate, die ein Hotel seinem Firmenkunden einräumen kann.

> Negotiated Rate: Zwischen Hotel und Unternehmen ausgehandelte Firmenrate.

> Spotmarket: Tagesaktuelles Angebot eines Hotels.

> Total Cost of Trip: Begriff aus dem Travel Management, der sämtliche Kosten einer Geschäftsreise für ein Unternehmen berücksichtigt: beginnend und endend an der Haustür des Reisenden.

Gibt es weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten? Klasen: Was von Unternehmensseite oftmals übersehen wird, ist, dass sich die Kosten aufseiten der Hotellerie nicht nur auf Personal-, Waren- und Pachtkosten beschränken. Ein erheblicher Kostenfaktor für ein Hotel sind heute auch die Distributionskosten. Die Buchungswege sind sehr komplex geworden. Ein Gast heute hat die Wahl zwischen einem Telefonanruf, einer Buchung per Fax oder E-Mail, über ein OTA oder ein Reisebüro und damit über ein Global Distribution System (GDS) wie Ama­deus oder ­Sabre. Kurzum: Für einen Corporate-Kunden sollten daher auch die Distributionskosten eine Rolle spielen.

Woher soll ein Travel Manager aber wissen, welche Distributionskosten ein Hotel hat? Klasen: Um heute im globalen Markt bestehen zu können, braucht ein Hotel Zugang zu einem GDS. Allerdings ist es ein langer Weg, bis ein Haus dort tatsächlich verfügbar ist. Und je mehr Mittler zwischengeschaltet sind auf dem Weg zum Kunden, desto teurer wird es für das Hotel. Weil jeder an jedem Punkt kassiert: zunächst das CRS einer Kette oder Kooperation, dann die Switch Company und schließlich das GDS (siehe Grafik ).

In nicht wenigen Fällen summiert sich das auf Distributionskosten von bis zu dreißig Prozent. Unsere Hotelpartner genießen allerdings den Vorteil, dass sie automatisch über HRS an alle relevanten GDS angeschlossen sind – und das ohne Zusatzkosten. Innerhalb der Systeme gilt HRS mit fünf Millionen Zimmern heute als größte »Hotelkette« der Welt – und das komplett bestehend aus Individualhotels.

Was macht denn gerade Individual­hotels für die GDS so interessant? ­Klasen: Individualhotels können in aller Regel günstigere Raten anbieten als Kettenhotels; sie haben schlicht nicht diese Menge an Verwaltungskosten.

Zum Schluss: Wie profitieren Hotels vom Sourcing-Service von HRS? So manches wird mit einem Unternehmen lieber direkt verhandeln wollen. Klasen: Insbesondere Indi­vi­dual­hotels profitieren davon, dass wir sie mit großen Firmenkunden überhaupt in Kontakt bringen. Bislang war das Verhandeln mit Konzernen ja nur größeren Kettenhotels vorbehalten. Überdies wünschen immer mehr Unternehmen die zentrale Verhandlung von Raten, weil sie für das Verhandeln mit Einzelhotels keine Zeit mehr haben. Gerade für Privathotels ist das also eine Art Eintrittskarte in den globalen ­Travelmarkt.

Dank unserer standardisierten, sehr einfach zu bedienenden eRFP-Plattform kann ein Hotelier überdies sehen, wie das eigene Angebot im Vergleich zur Konkurrenz abschneidet – anonymisiert natürlich. Wobei es dabei nicht allein um den Preis geht, sondern auch um etwaige Zusatzleistungen. Das wiederum spart ihm eine Menge Zeit. Am Ende zahlt er für die dann mit dem Firmenkunden verhandelten Raten keine Kommission mehr, sie sind ­kommissionsfrei.

Frau Klasen, Herr Temath, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.