Titre image pour l'article Se raconter en quelques clics
TEXTE d’Astrid Schwamberger · PhOTOS de Thorsten Jochim

Se raconter en quelques clics

Cela fait un moment que l'on peut maintenant commercialiser les salles de réunion en ligne aussi simplement que des chambres d'hôtel. À peu de frais, les fournisseurs peuvent se faire connaître et soumettre des offres à des clients professionnels sur le portail de HRS Group. Aljona Schulze, du fournisseur hôtelier allemand Rilano Hotels & Resorts, sait comment ça marche.

Si elle devait exaucer un vœu, Aljona Schulze choisirait de pouvoir mettre en ligne des centaines de photos de salles de conférence sur HRS. « La représentation visuelle est extrêmement importante, c'est pour nous une question clé », explique la responsable de la distribution de Rilano Hotels & Resorts. Depuis la centrale munichoise, elle pilote la commercialisation du groupe, qui compte des établissements indépendants en Bavière, dans le nord de l'Allemagne, à Francfort et dans les Alpes. La distribution de prestations évènementielles se fait directement, mais également en ligne grâce à des distributeurs comme HRS Meetings Solutions.
Mais comme le nombre d'images est limité, Aljona Schulze se concentre sur l'essentiel en présentant les particularités des différents établissements en fonction des préférences de ses clients. Lors des séances photo avec un photographe spécialiste de l'hôtellerie, les chaises sont donc agencées de différentes manières, et éclairées selon différentes configurations techniques. Les différentes illustrations de chaque forme d'agencement des sièges visent à montrer aux clients potentiels que l'hôtel a suffisamment d'expérience pour s'adapter à sa demande.
De plus, la responsable de la distribution sait très bien que les agencements « Parlamentarisch » [parlementaire] et « Theater » [théâtre] sont les plus demandés. Mais lorsqu'il s'agit d'éclairer une pièce de sept manières différentes, pas question de dissimuler les éléments qui masquent la vue. « Il est tout aussi important », précise-t-elle, « que les clients potentiels voient exactement ce à quoi ils peuvent s'attendre. » Les photos sont donc mises en lumière, et on y voit également les niches et les colonnes. En effet : « La priorité, sur les photos, ce ne sont pas les bouquets de fleurs, mais une bonne vue d'ensemble. »

Des photos, des faits, point final

Outre les impressions visuelles, Rilano propose également des informations sur ses installations, sur le nombre, la taille et la hauteur des pièces, les équipements techniques ou la présence ou non de lumière naturelle, les possibilités d'agencement des chaises ou les interlocuteurs. Et comme les prix sont eux aussi un facteur de décision important, l'entreprise indique également le prix des salles et des forfaits de congrès. « Nous indiquons les prix de départ pour que les clients puissent estimer leur budget », explique Aljona Schulze. Cela permet aussi de répondre à leurs besoins.
C'est aussi simple que ça en a l'air : « Il nous suffit de donner des faits pour présenter notre projet », explique fièrement Aljona Schulze. Pour arriver le plus haut possible dans la liste des résultats à partir desquels les clients potentiels peuvent sélectionner un à quatre établissements, il faut également collaborer étroitement avec les experts en MICE de HRS. Plus un établissement remplit de critères, meilleures sont les chances pour Rilano de recevoir des demandes.

06 02 Checkin 06 2018 De

En tête des ventes : l'agencement de type « Parlementaire »

Conquérir le marché 
sans distribution interne

Si l'un des établissements est sélectionné par un client, HRS envoie à Rilano un e-mail contenant un lien compilant ses exigences, ses CGV et ses conditions de paiement et d'annulation. Si tout va bien, un collaborateur sur place indique le prix spécifique correspondant aux prestations demandées. Si un client professionnel demande des prestations événementielles sur plusieurs jours, on lui indique également le prix des nuitées, avec ou sans le petit-déjeuner. Cela arrive fréquemment, explique Aljona Schulze : « La plupart de nos clients font des demandes pour des événements sur deux jours. » Elle le sait également d'expérience : « La plupart de nos ventes comprennent la restauration. »
En dernier lieu, il faut sélectionner et indiquer les coordonnées d'un interlocuteur, et préciser s'il s'agit d'une première ou une seconde option, et si la personne intéressée se trouve en première ou en deuxième position. Si le délai de validité de l'option expire sans que la première personne intéressée ne parvienne à un contrat, c'est au tour de la personne en deuxième position. Si cette dernière décroche l'appel d'offres, Rilano lui envoie directement un contrat électronique.
Aljona Schulze s'en félicite, cette procédure permet de gagner beaucoup de temps. Et ce n'est pas le seul avantage : cela permet à Rilano d'améliorer sa notoriété et de décrocher des clients qui n'auraient autrement jamais entendu parler du groupe ou des différents établissements. « Lorsque nous recevons une demande de Grande-Bretagne, nous pouvons exploiter ce marché sans y déployer notre propre équipe de distribution. »