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TEXTE d'Anke Pedersen

Le remplissage, c'est du passé

« Comment rendre les choses encore plus simples et pratiques ? » Tel est le véritable moteur de la digitalisation. Le remplissage à la main des fiches de réservation n'est peut-être qu'un petit désagrément, mais il a tendance à énerver et faire perdre du temps, à la fois aux clients et au personnel de la réception. À moins que vous ne soyez partenaires ou clients de HRS.

Cela fait bien 20 fois que Susanne F. séjourne dans cet hôtel. Elle s'y rend à chaque fois que le devoir l'appelle dans cette région et en apprécie l'emplacement central, le prix abordable, l'équipe aimable… Mais un détail tape de plus en plus sur les nerfs de cette associée d'un cabinet de consultants prestigieux : à chaque fois, elle doit remplir la fiche de réservation. « Pourtant, ils commencent à me connaître », peste-t-elle, « et ils pourraient s'en occuper eux-mêmes ». 

Naturellement, Susanne F. n'est pas la seule à trouver absurde de continuer à remplir des formulaires à la main à l'ère de l'informatique. Presque tous les voyageurs d'affaires fréquents sont bien contents d'en être débarrassés, n'ayant pas besoin, sauf exception, de tout reprendre à zéro lors du check-in, et ayant juste à apposer leur signature : l'hôtelier s'est préalablement occupé du remplissage fastidieux. Une signature en bas, et c'est bon.

Fini les files d'attente, il n'y a qu'à signer

Si cela ne tenait qu'à HRS, demain, les clients des hôtels de luxe au personnel nombreux ne seront plus les seuls à pouvoir se féliciter de ne plus avoir à s'en occuper, il en ira de même pour tous les clients My HRS, et bien sûr leurs hôteliers, à chaque check-in. En effet, HRS a l'intention de soulager tous ses partenaires hôteliers et clients dotés d'un compte My HRS du remplissage manuel des fiches de réservation. Il suffira aux clients de remplir leur profil Smarthotel dans l'application HRS ; les données seront ensuite enregistrées dans le système, prêtes à être réutilisées à chaque réservation. Que cette dernière soit traitée sur un smartphone ou sur un ordinateur. 

Ce sera encore plus simple pour nos partenaires hôteliers. Ils n'auront pour ainsi dire plus rien à faire, à part imprimer le formulaire prérempli par HRS et à le faire signer par le client. Conichi, partenaire de HRS et à l'origine de la technologie utilisée pour ce service, a conçu les processus de manière à envoyer automatiquement par e-mail à l'établissement concerné tous les documents nécessaires la veille de l'arrivée du client. Si la réservation est effectuée le jour même, les documents sont envoyés juste après la réservation.

Les premiers établissements à avoir bénéficié de ce système, mais également d'une réduction des temps d'attente et d'une plus grande satisfaction de leurs clients, sans inscription ni coûts supplémentaires, sont les partenaires hôteliers de HRS en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Ce service doit être progressivement simplifié avant d'être déployé dans le monde entier, à destination de tous les partenaires hôteliers de HRS et de leurs clients professionnels courant les rendez-vous.