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TEXTE d'Astrid Schwamberger

Adieu la paperasse !

Pour fidéliser les clients professionnels, il faut faciliter la vie aux voyageurs d'affaires, aux organisateurs et aux gestionnaires de voyages, par exemple lors du paiement et de la facturation. Avec Paperless Travel de HRS, le check-out devient plus pratique et les processus sont optimisés. Les hôteliers aussi ont tout à y gagner.

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Ayla Sahin, Hotel Drei 
Löwen : jusqu'à 30 
pour cent de temps de gagné grâce à Paperless Travel

Il y a plus de lits dans les hôtels de Munich qu'à Manhattan, titrait une manchette en fin d'année dernière. Si la métropole contre moins d'habitants que le célèbre district de New York, elle ne la devance pas moins en termes de nombre de lits. Le quartier de la gare centrale sort particulièrement du lot : c'est en effet celui qui compte la plus forte densité d'hôtels en Europe. La concurrence y fait donc rage.

Toutes les données sont déjà là

L'hôtel Drei Löwen fait partie de ceux qui cherchent à percer dans ce quartier central et à séduire sa clientèle, principalement des voyageurs d'affaires. Construit en 1924 et rénové pour la dernière fois en 2016, cet établissement quatre étoiles propose 94 chambres de différentes catégories et des salles pouvant accueillir des événements jusqu'à 100 participants, un restaurant et un bar. Outre ses équipements modernes, cet établissement empreint de tradition cherche également à se démarquer de la concurrence en proposant un service particulier : les clients professionnels ayant réservé par HRS peuvent effectuer leur check-out de façon très rapide et pratique, sans paiement d'acompte

grâce à « Paperless Travel », une solution de paiement de HRS réduisant le check-out au minimum 
. « Nos clients n'ont plus qu'à rendre leur clé 
 », résume Ayla Sahin, responsable des réservations. Ils n'ont même plus besoin d'attendre l'impression de leur facture, car Paperless dit bien ce que cela veut dire : adieu la paperasse !

Ayla Sahin peut effectuer la facturation à partir d'une carte de crédit virtuelle générée lors de la réservation et reliée à la carte de crédit centrale de l'employeur. Le numéro de carte de crédit correspondant arrive alors par fax sur le bureau d'Ayla Sahin avec les données de réservation et est reporté dans l'aperçu des réservations sur le portail de service de HRS.

Pour pouvoir prélever le montant de la facture lors du départ, elle doit saisir le numéro dans le terminal de carte de crédit lors du check-in ; il ne lui reste plus qu'à envoyer la facture en ligne à HRS. C'est là que toutes les factures sont regroupées, contrôlées, puis retransmises aux différents clients professionnels. 

Pour les entreprises, 
à l'heure actuelle, il est 
indispensable de pouvoir contrôler le chiffre d'affaires.

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Birgit Hölzel, AirPlus : les cartes de crédit virtuelles ? Indispensables pour traiter avec les clients professionnels !

Les postes non soldés ? C'est du passé !

Et cette flexibilité n'est pas le seul avantage qui enthousiasme la responsable des réservations. Paperless Travel lui permet également de gagner 20 à 30 pour cent de temps, apprécie Ayla Sahin. C'est notamment dû au fait qu'elle commet beaucoup d'erreurs lors de la transmission automatique des données de facturation, erreurs qu'elle n'a plus à corriger. Elle y voit plus clair à la réception, ce qui, en définitive, profite à tous : « Nous pouvons nous concentrer sur l'essentiel, et par exemple, consacrer du temps aux clients nécessitant une plus grande attention. »

Le service comptable de l'établissement apprécie également Paperless Travel. En effet, le montant de la facture est 
prélevé directement, mais surtout, immédiatement. « Nous sommes sûrs de toucher notre dû et nous n'avons pas à nous inquiéter ». Les postes non soldés, comme les relances, appartiennent donc au passé. Ayla Sahin poursuit : « Nous n'en arrivons même pas là. »

Mais les exploitants des hôtels et les voyageurs d'affaires ne sont pas les seuls à se réjouir du paiement par carte de crédit virtuelle. C'est aussi le cas des organisateurs et des gestionnaires des voyages, qui tirent les ficelles en arrière-plan et doivent s'assurer que leurs voyageurs réservent bien dans certains établissements. D'une part, ils peuvent définir une limite ou certaines prestations autorisées pour la facturation des différentes réservations. D'autre part, le regroupement des factures simplifie la facturation des frais de déplacement. Ils n'ont plus à courir après les factures des nuitées payées avec Paperless Travel, ni à les contrôler et à approuver les paiements individuellement. Tout est déjà prêt. Des experts comme Birgit Hölzel, directrice nationale pour l'Allemagne chez AirPlus International, parlent ici d'« optimisation des processus ». L'expert en cartes de crédit ne l'ignore pas : « À l'heure actuelle, il est indispensable pour les entreprises de pouvoir contrôler le chiffre d'affaires ». C'est la raison pour laquelle les cartes de crédit virtuelles sont de plus en plus populaires chez les clients professionnels. Ainsi, les hôtels qui acceptent cette solution de paiement peuvent proposer à leur clientèle « un service nettement supérieur » et « contribuer indéniablement aux stratégies de gestion moderne des voyages des entreprises ».