Titelbild für Artikel Flagge zeigen!
TEXT: Jürgen Baltes · FOTOS: Manuel Hauptmannl

Flagge zeigen!

Der Online-Vertrieb von Tagungen nimmt endlich Fahrt auf.

Das größte privat geführte Tagungshotel in Rheinland-Pfalz, das Atrium Hotel Mainz, spielt die ganze Klaviatur des Vertriebs: von klassischer Akquise bis hin zu diversen Onlinekanälen. Genau hier schlummert großes Potenzial, denn große Firmen buchen auch ihre Veranstaltungen zunehmend online.

02 flagge zeigen Rene-Bischel

Taux de conversion en tête : le chef des ventes René Bischel

Vor knapp fünf Jahren, im Januar 2011, herrschte im Mainzer Atrium Hotel großer Bahnhof, der wohl größte der letzten Jahre: Die Klausurtagung der CDU stand an. »Da war die ganze Gegend abgeriegelt«, erinnert sich René Bischel, Verkaufsleiter des Vier-Sterne-Superior-Hauses und für die Organisation auf Hotelseite verantwortlich. Die Zimmer von Angela Merkel, Wolfgang Schäuble und Co. wurden mit Spürhunden abgenommen. Das komplette Hotel stand kopf. 2001 war der Politikertross der Bundes-CDU schon einmal da gewesen. »Seither haben wir einen guten Kontakt gepflegt«, erzählt Bischel, für den die persönliche Betreuung seiner Veranstaltungskunden überaus wichtig ist. In den vergangenen Jahren konnte er beispielsweise mehrere Autohersteller mit ihren Produktpräsentationen gewinnen, etwa Mercedes, Škoda, Mitsubishi oder, für die Vorstellung des neuen Cayman, Porsche. Gerade erst hat ein großer Logistikdienstleister hier seine Jahrestagung mit 500 Teilnehmern abgehalten. Und beim bundesweiten Frauenärztekongress 2013 wurde sogar eine Operation aus einer Privatklinik live in den Tagungsraum übertragen.

02 flagge zeigen konferenzraum

De plus en plus en ligne : la réservation de petites salles de conférence

Großevents erfordern intensive Betreuung

Wenn ein Hotel solche Großveranstaltungen gewinnt, dann geht dem meist ein intensiver persönlicher Kontakt voraus. Das Atrium etwa beschäftigt dafür ein eigenes Verkaufs- und Veranstaltungsteam, das sich unter anderem um die Akquise von Neukunden kümmert, den Kontakt zu Firmen aus der Region hält oder Kundenevents im Haus veranstaltet. Um auch international wahrgenommen zu werden, hat sich das Privathotel zudem der Kooperation Worldhotels angeschlossen, die ihre Mitglieder auf Messen und Roadshows weltweit präsentiert.
Doch bei all der intensiven persönlichen Betreuung im Tagungsgeschäft: In den vergangenen Jahren hat der Onlinekanal als zweiter Vertriebsweg stetig an Fahrt gewonnen. Das Atrium Hotel ist auf gleich mehreren Portalen gelistet, auf großen und etablierten wie Meetago, aber auch auf kleineren. Denn Bischel testet auch gern mal Neues, kürzlich etwa ein innovatives Portal, über das Tagungspauschalen ganz ohne vorherige Anfrage direkt fest gebucht werden können. »Wir haben da mal einen kleineren Raum eingestellt«, sagt der Verkaufschef, »aber noch ist meines Wissens nichts passiert.«
Genau das jedoch ist die Krux der vielen Vertriebswege: »Wir müssen uns immer wieder ganz genau anschauen, in welche Kanäle wir wie viel Arbeit stecken und was dabei herauskommt.« Denn »am Ende«, so Bischel, »muss die Conversion-Rate stimmen«. Und das sei vor allem bei großen Portalen wie Meetago der Fall.

Die Conversion Rate der Vertriebswege muss stimmen.

Großes Potenzial im MICE-Markt

Dass sich das Buchungsverhalten im Meeting- und Gruppensegment wandeln wird, sagte HRS Chef Tobias Ragge bereits im Rahmen der ITB voraus, als er seine strategische Beteiligung an dem Unternehmen Meetago bekannt gab. Insbesondere Firmen wollen bei der Organisation und Buchung von Veranstaltungen zunehmend auf technische Lösungen zurückgreifen – so, wie es bei der Hotelbuchung schon längst zum Standard gehört. Ragge sieht hier großes Potenzial, denn erst zwei Prozent des riesigen Meetings-and-Groups-Marktes, der in Deutschland jedes Jahr über 70 Milliarden Euro Umsatz generiert, werden professionell gemanagt. Statt sich mit Insellösungen zufriedenzugeben, bestimmten immer mehr Entscheider, alle Prozesse auf einer Ebene zusammenzuführen. Dass dies die Prozesse auch auf Hotelseite vereinfacht, liegt auf der Hand: Früher sind sie mit Anfragen überhäuft worden, den Zuschlag bekommen hat aber nur ein Haus. Im Fall Meetago ist dies nicht mehr so, da das Portal in der Regel nur vier Häuser für den RFP-Prozess auswählt.

02 flagge zeigen bilderwand

Prominente Gäste: Merkel, Gottschalk, von der Leyen


Den Vorteil der »Großen« wähnt der Verkaufsprofi in der wachsenden Verbreitung der Buchungstools bei Unternehmen und Veranstaltungsagenturen. »Die halten ihre Mitarbeiter an, ausschließlich über das eine oder andere Portal zu buchen, um ihre Tagungsumsätze zu bündeln.« Viele dieser Firmen, etwa aus der Pharma-, Auto- oder Kosmetikbranche, seien für das Atrium Hotel interessant. Ins Geschäft kommen kann Bischel mit diesen aber immer öfter nur noch dann, wenn sein Haus im jeweils genutzten Portal Flagge zeigt. Angesichts der derzeit stattfindenden Konsolidierung ist absehbar, dass Häuser wie das Atrium ihre Flagge eher bei »den Großen« hissen werden als bei vielen kleineren Anbietern – ganz einfach, weil das Gros der Anfragen von ihnen kommen wird. Doch es gibt für den Verkaufschef noch einen zweiten Grund, mit Tagungsportalen zusammenzuarbeiten: »Es macht Spaß, darüber Anfragen zu bedienen, weil es schnell und effektiv ist.« Meetago beispielsweise sei »sehr gut bedienbar«, lobt Bischel. Das Portal strukturiert und bündelt die Informationen zu jeder Anfrage – dies führe zu einer enormen Zeitersparnis und damit zu sinkenden Bearbeitungskosten im Hotel.