Titelbild für Artikel »Eine ordentliche Rechnung«
TEXT Anke Pedersen

»Eine ordentliche Rechnung«

Es gibt da ein paar Anforderungen, die sind für Firmenkunden einfach unverzichtbar. Ein starkes WLAN-Netz etwa oder die Akzeptanz von Kreditkarten. Wer diese Ansprüche nicht erfüllt, fällt durchs Raster. Da kann die Lage noch so zentral, das Serviceteam noch so freundlich, das Frühstück noch so gut sein.

Schon lange sind Travel Manager nicht mehr einfach nur »Einkäufer von Reiseleistungen« mit dem alleinigen Ziel des Kosteneinsparens. Für die Sicherheit von Daten und Reisenden sind moderne Mobility Manager längst ebenso verantwortlich wie für die Zufriedenheit der Mitarbeiter oder die Harmonisierung von Buchungs-, Bezahl- und Abrechnungsprozessen. »Alle Facetten des Travel Managements sind Schnittstellenthemen innerhalb eines Unternehmens«, erläutert Managementberater Jörg Martin. »Das ist wie ein Stein, den ich ins Wasser werfe und der dann immer weitere Kreise zieht.«

Es sei denn, etwas stört diese Harmonie. Permanente Verspätungen im Bahnverkehr beispielsweise oder wiederkehrende Airline-Streiks. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die einen eigentlich perfekt durchdachten Ablauf empfindlich stören können. Auch beim Thema Übernachtungen gibt es zahllose Kleinigkeiten, die sowohl einen Travel Manager wie auch seine Reisenden in den Wahnsinn treiben können. Check-in wollte wissen, welche das sind.

09 Bild01 Checkin 03 2018 De

Brigitte Lehle, Dürr:
Rechnungen oft fehlerhaft

Korrekte Rechnungsstellung ist das A und O

Brigitte Lehle ist Corporate Mobility Manager bei der Dürr AG. Auf die Frage, an welchen Stellschrauben die Hotellerie drehen könnte beziehungsweise sollte, um das Zusammenspiel mit ihren Firmenkunden zu optimieren, antwortet sie wie aus der Pistole geschossen: »Korrekte Rechnungsstellung, damit der Mitarbeiter nicht ewig Zeit am Check-in beziehungsweise Check-out damit verbringen muss, eine korrekte Rechnung zu erhalten.« Lehle: »Es gibt hier ja zwei Perspektiven: einmal die des Reisenden und einmal die des Travel Managers. Und der will vor allem: eine ordentliche Rechnung. Allerdings ist es für viele Hotels unheimlich schwierig, die richtige Firmierung zu wählen. Das klappt oft nicht.«

Warum denn nicht?
Das frage ich mich auch. Unsere Firmendaten werden über unsere Onlineportale korrekt mitgeteilt. So oder so: Für das Finanzamt sind die korrekte Firmierung und der Ort, also die Stadt, in dem das Unternehmen sitzt, das Mindestmaß an Angaben. Auch ist es in Deutschland die Regel, dass das Frühstück separat abgerechnet wird. Aber auch hier passt es oft nicht. 

Und was unternehmen Sie im Falle einer falschen Hotelrechnung?
Wir sind da sehr stringent: Wenn der Mitarbeiter keine korrekte Rechnung einreicht, bekommt er nichts, er erhält seine Kosten nicht erstattet. 

Also muss ein Dürr-Reisender jedes Mal genau prüfen, ob auf der Rechnung alles korrekt gelistet ist, weil er dem sonst später noch hinterherlaufen muss?
Ja, das ist teilweise ein ganz schönes Heckmeck, und mir tun die Leute echt leid. Das ist eine Zeitverschwendung, die aus meiner Sicht nicht sein muss.

Wie kommt es denn überhaupt dazu, dass Firmennamen und/oder Adressen falsch ausgewiesen werden?
Das liegt oft an den OBE (Online Booking Engines) oder OTA (Online Travel Agencys), die die Daten nicht richtig übermittelt kriegen. 

Unter dem Strich sind es aber Ihre Reisenden, die ausbaden müssen, was andere versemmeln?
Wir raten unseren Mitarbeitern, gleich beim Check-in ihre Visitenkarten abzugeben, auf denen alle Angaben korrekt nachzulesen sind. Aber das ist für mich nur ein Interimsprozess. Im Grunde sollte der gesamte Bezahlprozess die ganze Zeit über im Hintergrund laufen und geprüft werden und gleichzeitig ins Expense-Tool übertragen werden. 

Damit meinen Sie, dass die Hotelrechnung automatisch beziehungsweise elektronisch in die Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters übertragen wird?
Genau! Dann müsste der Mitarbeiter physisch nichts mehr tun, nur noch einen Blick auf die Rechnung werfen und fertig. Manche Hotels machen das ja ganz cool, indem sie zu Kontrollzwecken nachts eine vorläufige Rechnung unter der Tür durchschieben. Da kann man dann schon mal vor dem Check-out gucken, ob alles seine Richtigkeit hat. Ansonsten wäre eine digitale Lösung perfekt.

Damit meinen Sie virtuelle Kreditkarten und Paperless Travel?
Korrekt. Aber viel wichtiger ist für den Travel Manager die Überprüfung der Firmenrate. Während meiner Zeit als Vertriebsleitung bei BCD Travel haben wir gemeinsam mit Daimler einen Rate--Audit--Check vorgenommen, und das Ergebnis, wie viele Hotels nicht zu den vereinbarten Raten abrechnen, war erschreckend. Kurzum: So ein Rate Audit müsste automatisiert sein und sofort einen Alert geben, wenn etwas Falsches auf der Rechnung steht; etwa wenn die Firmenraten oder Inklusivleistungen wie WLAN nicht korrekt abgerechnet werden.

Frau Lehle, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.