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TEXT Astrid Schwamberger

Einchecken auf der Überholspur

Dass sich Mitarbeiter an der Rezeption alle Mühe geben, um Gästen einen guten Empfang zu bereiten – geschenkt. Und doch ist da noch Musik drin. Denn wer etwa das Check-in optimiert und Wartezeiten minimiert, macht insbesondere Geschäftsreisende glücklich. Das Best Western Hotel Nürnberg City West nutzt dazu das Pre Check-in von HRS.

In Wurfweite zur U-Bahn-Station Eberhardshof hat sich das Best Western Nürnberg City West als Business­hotel etabliert. Insgesamt 234 Zimmer und zwei Tagungsräume sind hier buchbar; Parkplätze für kleines Geld ergänzen das Angebot, das hauptsächlich Geschäftsreisende nutzen. Diese schätzen nicht zuletzt die verkehrsgünstige Lage: Alle paar Minuten können sie mit der U 1 direkt in die Innenstadt fahren, zum Hauptbahnhof oder zur Messe sowie in die Nachbarstadt Fürth.

Alle Daten sind schon da

Viele von ihnen trudeln am späten Nachmittag ein. »Da kann es schon mal zu Wartezeiten am Empfang kommen«, räumt Reservierungsmitarbeiterin Kristina Prchal ein. Insbesondere bei neuen Gästen könne es schon mal bis zu fünf Minuten dauern, bis alle Formalitäten erledigt sind.

Ganz anders läuft der Vorgang bei Gästen ab, die über ihre HRS App gebucht haben. Denen legt Kristina Prchal seit Februar nur noch den fertig ausgefüllten Meldeschein vor: Ihre Gäste müssen darauf nur noch unterschreiben. »Das wird positiv angenommen«, sagt sie. Denn: »Auf Sachen, die wir vorbereiten können, wollen unsere Gäste nicht warten.« Damit nicht genug: Die Daten aus dem Pre Check-in nutzt Kristina Prchal auch später beim Check-out, um die Rechnung zu erstellen.

Möglich gemacht wird dieses Einchecken auf der Überholspur, weil die Gäste beim Buchen bereits alle relevanten Daten, Adressen und Wünsche in der HRS App in ihrem Smarthotel-Profil eingegeben haben. HRS speichert die Daten und greift bei jeder weiteren Buchung darauf zurück. Reservierungsfachkräfte wie Kristina Prchal können außerdem sicher sein, dass der Transfer im Sinne der neuen Datenschutz-Grundverordnung sauber abgewickelt wird. »Wir können jederzeit nachvollziehen, welche Infos wir wann geliefert haben und wer wann Zugriff hatte«, sagt Martin Biermann, Vice President Product Development bei HRS, der dieses Serviceangebot gemeinsam mit Technologiepartner Conichi weiterentwickelt hat. 

Hotels, die den sogenannten Pre Check-in anbieten, bekommen von HRS vor der Anreise des entsprechenden Gastes einen vorausgefüllten Meldeschein per E-Mail zugeschickt, können die Unterlagen dann ausdrucken und ihrem Gast zur Unterschrift vorlegen. Wird eine Kulturförderabgabe erhoben – in Nürnberg ist dies nicht der Fall –, sendet HRS das entsprechende Formular mit allen erforderlichen Daten ebenfalls mit. 

Kleiner Baustein, große Wirkung

Das Check-in im Best Western Nürnberg City West sei damit nicht nur schneller geworden, erzählt Rezeptionsfrau Kristina Prchal, sondern auch persönlicher: »Durch das Pre Check-in haben wir mehr Zeit für unsere Gäste, können auf Wünsche besser eingehen«, etwa im Belegungsplan nachschauen, ob nicht doch noch ein ruhigeres Zimmer weit weg vom Aufzug frei ist. 

Das Pre Check-in ist einer von mehreren Bausteinen, die HRS im Rahmen seiner Smarthotel-Initiative anbietet. Zu den Bedürfnissen des Best Western Nürnberg City West passt es perfekt, andere Services sind hier weniger gefragt. Tatsächlich wäre es einem Gastgeber nämlich auch möglich, Vorlieben, die ein Gast in der App hinterlegt hat, zu nutzen, um zusätzliche Leistungen anzubieten. Kristina Prchal muss da leider passen. »Bei uns gibt’s keine wirklichen Extras«, gesteht sie schmunzelnd. Frühstück ist im Übernachtungspreis enthalten, und in der Bar gibt’s nur kleine Snacks – da reiche ein Hinweis auf die Öffnungszeiten. Auch wenn sie eine Tageskarte für das Fitnessstudio auf der anderen Straßenseite verkauft, nützt das nur indirekt. »Wir profitieren davon, dass sich unsere Gäste wohlfühlen«, sagt sie. 

Während Hotelpartner für den einen oder anderen Smarthotel-Service außerdem bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen, ist die Hürde beim Pre Check-in niedrig: »Der Service funktioniert für alle, die ein E-Mail-Postfach haben«, sagt Martin Biermann. Und Kristina Prchal bestätigt: »Es ist so einfach!«