Titelbild für Artikel »Die Rate  ist nicht alles«
TEXT: Jürgen Baltes, Anke Pedersen

»Die Rate ist nicht alles«

Bei der Auswahl geeigneter Hotelpartner gehen Entscheider im Einkauf und Travel Manager in Unternehmen nicht allein nach der jeweils günstigsten Rate. Mindestens genauso wichtig sind ihnen zeit- und kostensparende Prozesse in puncto Hotel­einkauf, -buchung und -abrechnung. Und: zufriedene Reisende.

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Gott sei Dank reisen Travel Manager selbst auch. Andernfalls würden sie ihre Ansprüche an ein gutes Geschäftsreisehotel womöglich in einem einzigen Wort zusammenfassen können: »Rate« – eine möglichst niedrige natürlich. Der Standort wäre für sie ebenso nebensächlich wie die Anbindung der Herberge an öffentliche Verkehrsmittel, ihre technische Ausstattung und ihre Serviceleistungen.

So aber wissen sie, dass ein Hotel ruhig mal etwas teurer sein darf, wenn dafür die Taxikosten vor Ort geringer aus- oder gar entfallen. Dass es ruhig mal ein Executive-Zimmer sein darf, wenn dafür die zusätzlichen Kosten für Internetzugang, Frühstück und/oder Parkhaus entfallen. Vor allem aber: Wenn dafür der Reisende nicht gestresst und übermüdet von Termin zu Termin hetzen muss.

Und der Wunsch nach entspannter Effizienz bezieht sich nicht allein auf den reisenden Mitarbeiter. Längst haben Travel Manager erkannt, dass sich die wahren Kosten hinter umständlichen und langwierigen Prozessen verstecken: endlosen Verhandlungen beim Hoteleinkauf etwa oder mehrmaligen Korrekturschleifen bei der Abrechnung. Die Konsequenz: Eliminierung all dessen, was Zeit und Kosten sparen kann. Wie genau das aussieht? »Check-in« sprach mit ausgewählten Travel Managern.


07 Andreas Konkel

Andreas Konkel

Andreas Konkel
Travel Manager, Technologie- und Luftfahrtkonzern Diehl


Herr Konkel, Sie haben Ihren Hoteleinkauf bei HRS ausgelagert. Warum? Als ich bei Diehl anfing, stellte ich fest, dass in jedem Jahr dieselbe Hotelliste verhandelt wurde. Zusammen mit HRS haben wir dann die Daten analysiert und geguckt: Wo steigen wir ab? Wo ist unser Bedarf? Nachdem dieser ermittelt war, haben wir das Sourcing HRS überlassen, weil die das viel besser können als wir. Die haben ja auch Benchmarks und wissen, ob ein Angebot gut ist oder nicht. Tja, und statt vier Wochen brauche ich für meinen Hoteleinkauf jetzt nur noch vier Stunden. Auch in diesem Jahr werde ich nicht mehr Zeit dafür investieren müssen.

Vier Stunden statt vier Wochen – das ist enorm. Ja, ich spare viel Zeit und Aufwand. Übrigens nicht nur im Sourcing. Früher hatten wir große Probleme mit der Ratenladung, weil sie nicht aus einem System kam. Heute lädt HRS alle auf einmal in unser System, und die Qualität der Raten ist viel besser. Bis Mitte Januar sind all unsere Daten inklusive Nachverhandlung final verhandelt und geladen – früher dauerte das bis Mitte März.

Trotz alledem gestatten Sie Ihren Reisenden, auch nicht fest verhandelte Hotels zu buchen. Es ist ja nicht immer nur die Rate. Es kommt ja auch auf die Mehrkosten an. Wenn ich ein preiswertes Hotel in Potsdam gebucht habe, zum Termin aber auf den Pariser Platz und dafür dann mit dem Taxi hin- und herfahren muss; dann buche ich doch lieber gleich in der Nähe. Wichtig ist doch, dass der Reisende vernünftig damit umgeht. Denn am Ende entscheidet er: Ich gebe ihm das Tool und er entscheidet. Lage, Lage, Lage, hat doch mal ein alter Hotelier gesagt.

Conrad Hilton … Ja, und das ist nicht ganz unerheblich. Wir gestatten jedem Reisenden schon, bei einer Tagung ruhig mal im teureren Hotel zu übernachten, wenn er sich dafür lange An- und Abfahrtskosten und -zeiten sparen kann. In der Praxis werden wir immer wieder mit der Frage konfrontiert: »Geht auch ein Nicht-Vertragshotel?« Natürlich geht das! Das heißt ja nicht, dass wir nicht auch sparen wollen oder würden. Im Mittelpunkt steht bei uns aber der Reisende. Am Ende des Tages kommt es auf die Gesamtbetrachtung an.


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Christoph Carnier

Christoph Carnier
Director Travel & Fleet, Merck KGaA


Herr Carnier, welche Rolle spielt für Sie die Rate bei der Hotelauswahl? Die Rate ist wichtig, aber stellt eben auch nur einen Teil der Gesamtkosten einer Reise dar. An unseren Standorten etwa geben wir drei fest verhandelte Hotels zur Auswahl. Wir sorgen dafür, dass diese in der Nähe liegen und gut erreichbar sind. Ansonsten kann eine günstige Rate aber schnell obsolet werden, wenn ich zum Termin dreißig Minuten Taxi fahren muss, eine Alternative aber nur fünf Fußminuten entfernt läge – von den Kosten ebenso wie vom Zeitverlust her.

Wie können Sie das steuern? Über die Reisenden. Erfahrene Mitarbeiter kennen sich aus, unerfahrene recherchieren vorab. Jüngere etwa sind oft ohne Auto unterwegs und schauen auf eine gute ÖPNV-Anbindung. Wichtig ist, dass wir ihnen die Freiheit lassen, ein Hotel nach ihren Bedürfnissen zu finden. Daher dürfen sie innerhalb vorgegebener Übernachtungsbudgets frei wählen. Vorausgesetzt, sie buchen über unser bevorzugtes System.

Warum ist das wichtig? Vor allem, damit wir jederzeit nachvollziehen können, wer wann wo ist. Das müssen wir wissen, um unsere Fürsorgepflicht zu erfüllen. Da hilft es uns nicht, wenn ein Haus woanders ein paar Euro günstiger ist.

Verhandeln Sie denn noch viel mit Hotels? Viel weniger als früher. Da hatten wir versucht, mit jedem persönlich zu sprechen. Doch dafür fehlen uns die Ressourcen. Volumen unter 250 Roomnights buchen wir nur noch zu tagesaktuellen Raten. Alles bis 1000 Roomnights verhandelt ein Mittler für uns. Auch Kettenverträge sind oft nicht sinnvoll. Warum sollen wir zum Beispiel Raten von 500 Häusern einer Kette laden, wenn wir nur 25 davon überhaupt nutzen? Die Prozesse müssen schlank bleiben.

Wie kann die Hotellerie Sie dabei unterstützen? Indem sie Services inkludiert, die wir benötigen. WLAN ist ein Muss, auch Frühstück und Parkplatz sind wichtig. Oder die Bezahlung: Wir denken darüber nach, die Abrechnung der Hotelausgaben künftig zentral und papierlos laufen zu lassen, sodass Reisende vor Ort nur noch für eventuelle Extras zahlen. Das müssen Hotels natürlich unterstützen.


07 Benjamin Park Sw

Benjamin Park

Benjamin Park
Director Procurement & Travel, Parexel International


Herr Park, wie wählen Sie Ihre Hotelpartner aus? Wir verhandeln jährlich mit einer vierstelligen Anzahl an Hotels weltweit, etwa die Hälfte davon kommt anschließend in unser Programm der präferierten Hotels.

Sie verhandeln mit allen Häusern selbst? Nein, das ist vom Aufwand her unmöglich. Ich weiß, dass die Hoteliers gern mit uns direkt in Kontakt wären. Doch wir sprechen nur mit wenigen selbst, alles unter 200 Roomnights in einer Destination läuft über RFPs mithilfe von Dienstleistern wie HRS, die eine Vorauswahl für uns treffen.

Nach welchen Kriterien wählen Sie aus? Natürlich sind Preis und Lage wichtig. Doch ich weiß, dass wir da nicht immer fair sind. So fliegt vielleicht ein Haus, das seine Raten um fünf Prozent erhöht, einfach raus – obwohl der Grund dafür in einer millionenschweren Modernisierung liegt. Wüssten wir davon, würden wir den Aufschlag vielleicht akzeptieren. Denn unsere Reisenden haben ja etwas davon. Wir schauen zudem, dass wir in einer Des­tination verschiedene Hoteltypen haben. Die Älteren suchen eher das klassische Kettenhotel, die Jüngeren individuelle und stylische Häuser. Wir müssen beide Bedürfnisse erfüllen.

Welche Rolle spielen dabei Individualhotels für Sie? Keine große. Wir arbeiten noch überwiegend mit Ketten, weil das unsere Arbeit erleichtert und die Prozesse vereinfacht. Aber auch, weil wir die Individualhotels nicht kennen. Derlei Empfehlungen kommen oft von Reisenden, unseren lokalen Standorten oder auch von HRS. Dann nehmen wir Verhandlungen auf. Ohne Mittler wird die Individualhotellerie von Firmenkunden nicht wahrgenommen, davon bin ich überzeugt.

Einfache Prozesse scheinen eine große Rolle zu spielen, wie kann die Hotellerie dazu beitragen? Prozesse kosten Geld, deshalb sind schlanke Prozesse wichtig. Die alljährlichen Verhandlungen etwa beschäftigen uns mehrere Monate. Sie beginnen im Herbst. Und bis alle Raten geladen sind, ist es manchmal Frühjahr. Ideal wären mehrjährige Verträge mit unterjähriger dynamischer Ratenanpassung. Auch das Frühstück ist ein wichtiges Thema. Die Regelungen sind regional unterschiedlich, wir versuchen zunehmend, ohne zu verhandeln. Doch die Reisenden haben unterschiedliche Wünsche. Ideal wären Raten mit und ohne zur Auswahl. Oder nehmen wir die Last-Room-Availability. Die wird zwar von allen versprochen. Doch allzu oft ist eine Rate im System ausgebucht, bei telefonischer Nachfrage des Reisenden dann aber doch verfügbar. Das erhöht nicht nur den Aufwand, sondern lässt auch das Travel ­Management etwas blöd dastehen.