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KOLUMNE Matthias Schultze

»Change Is the New Normal«

Die digitale Transformation ist ein umfassender Prozess, der allen Mitarbeitern eines Unternehmens einen Bewusstseinswandel abverlangt: »Als ersten Schritt müssen wir diesen ›mind shift‹ hinbekommen«, sagt Matthias Schultze, Managing Director des German Convention Bureau. Hier beschreibt er, wie dieser Wandel gelingen kann.

Deutschland belegt im internationalen Wettbewerb um Tagungen, Kongresse und Events seit vielen Jahren einen Spitzenplatz. Um diesen Erfolg auch für die Zukunft zu sichern, unterstützt das German Convention Bureau e. V. im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie seine Mitglieder und Partner mit einer Reihe von Maßnahmen dabei, die digitale Transformation voranzutreiben und umzusetzen. Auch seine eigenen Prozesse passt das GCB stetig an die Herausforderungen der Digitalisierung an. 

Die Vision des GCB dabei lautet: »Meetings made in Germany connect the world – digital and face to face.« Das heißt: Deutschland soll künftig nicht nur in Europa mit realen Meetings führend sein, sondern auch virtuelle und hy­bri­de Veranstaltungsformate explizit miteinbeziehen. Die Ergebnisse des »Meeting- & Event-Barometers 2017/2018« untermauern die zunehmende Bedeutung dieser Veranstaltungsarten: So führen schon 23,5 Prozent aller Veranstalter hybride Veranstaltungen durch. 

Sowohl in Bezug auf die internen Abläufe als auch auf die Prozesse in den Unternehmen der deutschen Tagungs- und Kongressbranche hat das GCB sechs Bereiche identifiziert, in denen die digitale Transformation für Herausforderungen sorgt.

08 02 Checkin 06 2018 De

Matthias Schultze:
»Mitarbeiter zum
Ausprobieren ermutigen!«

1. Strategie 

Ein alle Geschäftsbereiche umfassender strategischer Ansatz ist die Basis für sämtliche Maßnahmen in Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Aufbauend auf der Roadmap »Tagung und Kongress der Zukunft«, einer 2013 veröffentlichten Megatrendanalyse, hat das GCB im Jahr 2016 für sich und die gesamte Branche eine solche Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Sie wird als dynamische Strategie ständig überprüft und an das sich schnell verändernde Umfeld angepasst. 

2. Unternehmenskultur 

Der Schlüssel für die Umsetzung der Vision sowie der strategischen Ziele ist deren Unterstützung durch jeden einzelnen Mitarbeiter. Nötig sind hierfür Kompetenzen in mehreren Bereichen: Nicht nur technische oder Methodenkompetenz, sondern auch persönliche Kompetenzen und eine positive Einstellung gegenüber dem Thema Digitalisierung spielen eine wichtige Rolle. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, Dinge auszuprobieren, Fehler sollten dabei erlaubt sein. Um das richtige Umfeld zu schaffen und diese »Kultur des Ausprobierens« zu fördern, setzt das GCB auf kontinuierliche Weiterbildung sowie auf neue und kreative Methoden der Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Peer-Learning-Meetings oder agiles Arbeiten. 

3. Technologie 

Neue Technologien stehen im Mittelpunkt der digitalen Transformation. Im GCB hat sich der Umgang mit neuen technischen Tools in den letzten Jahren stark verändert: Die Mitarbeiter bilden sich in diesem Bereich weiter und überprüfen stetig die Tools, die beispielsweise für das Datenmanagement oder die Kommunikation mit den Mitgliedern, Partnern und Kunden eingesetzt werden – auch in den GCB-Repräsentanzen in New York und Peking. Flexibles und kooperatives Arbeiten wird durch diese Technologie entscheidend unterstützt. Die neuen technologischen Möglichkeiten prägen auch die Marketingmaßnahmen des GCB: Zum Portfolio gehören zum Beispiel Webinare sowie zunehmend Videoinhalte für Social-­Media-­Kanäle. Für seine eigenen Veranstaltungen untersucht das GCB, wie beispielsweise Virtual und Augmented Reality, Gesichtserkennung oder andere relevante Technologien zum Einsatz kommen können. 

4. Kanäle 

Die digitale Transformation beeinflusst in erheblichem Maß die Kommunikationsmaßnahmen des GCB mit den unterschiedlichen Zielgruppen – vor allem Social-Media-Kanäle nehmen größeren Raum ein und prägen die Wahl der jeweiligen Formate. Mit Webinaren und Web-TV-Events, Social-Media-Posts sowie digitalen anstelle gedruckter Broschüren beschreitet das GCB auch in den Bereichen Marketing und Kommunikation neue Wege.

5. Kundenorientierung 

Die Customer-Journey steht im Zentrum sämtlicher Maßnahmen und leitet auch seine Mitglieder und Partner bei der Umsetzung digitaler Lösungen. Kundenorientierung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor: Die Nutzer erwarten an den jeweiligen Berührungspunkten mit einer Dienstleistung oder einem Produkt in zunehmendem Maß individualisierte Lösungen. Die Analyse von Bedürfnissen und Erwartungen der unterschiedlichen Zielgruppen stellt die Basis für die Definition von »Personas« dar. Mit diesem Marketinginstrument lassen sich dann geeignete Lösungen und Produkte entwickeln.

6. Daten und Analysen 

Auch im digitalen Bereich muss der Erfolg von Maßnahmen und Aktivitäten messbar sein. Deshalb definiert das GCB vor der Analyse seiner Daten KPIs (Leistungskennzahlen), anhand derer beispielsweise alle Kommunikationsmaßnahmen überprüft werden. Bezogen auf die Digitalisierung insgesamt ist der digitale Reifegradindex der wichtigste KPI zur Messung des digitalen Transformationsgrades in einem Unternehmen. Er dient als Orientierung, um sämtliche Prozesse in allen Unternehmensteilen stetig weiter zu optimieren. Change is the new normal, wir müssen mit dynamischen strategischen Ansätzen, stetiger Weiterbildung und permanent angepassten Lösungen und Produkten den umfassenden Wandel an- und aufnehmen, den die digitale Transformation antreibt.