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TEXT Anke Pedersen

Ausfüllen war gestern

»Wie geht es noch einfacher, noch bequemer?« Diese Frage ist die Triebfeder der Digitalisierung. Nun mag das manuelle Ausfüllen von Meldescheinen nur eine kleine Unbequemlichkeit sein. Doch sie ist nerv- und zeittötend – für Gäste ebenso wie für Rezeptionsmitarbeiter. Es sei denn, sie sind Partner und Kunden von HRS.

Mindestens zwanzigmal war Susanne F. schon in diesem Hotel in Frankfurt. Immer, wenn sie im Rhein-Main-Gebiet zu tun hat, steigt sie dort ab. Die zentrale Lage, der gute Preis, das freundliche Team. Nur eines geht der Partnerin einer renommierten Consulting-Firma zunehmend auf die Nerven: Dass man sie jedes Mal aufs Neue dazu auffordert, einen Meldeschein auszufüllen. »Die kennen mich doch langsam«, flucht sie, »die könnten das doch auch selbst machen.« 

Natürlich ist F. nicht die Einzige, die das händische im Computerzeitalter als zunehmend vorgestrig empfindet. Nahezu jeder vielreisende Business Traveller macht heute drei Kreuze, wenn er beim Check-in ausnahmsweise nicht wieder bei null anfangen, sondern nur noch seine Unterschrift leisten muss: weil ihm sein Gastgeber das lästige Ausfüllen bereits abgenommen hat. Willi drunter – fertig.

Kein Schlangestehen – nur noch unterschreiben

Wenn es nach HRS geht, werden künftig nicht mehr nur jene Gäste drei Kreuze machen können, die in einem personalintensiven Luxushotel einchecken, sondern jeder My HRS Gast bei jedem einzelnen Check-in – und seine Gastgeber gleich mit. Denn künftig befreien die Kölner all ihre Partnerhotels und Gäste mit My HRS Account vom manuellen Ausfüllen der Meldeformulare und Dokumente für die Kulturförderabgabe. Ein Gast muss dazu lediglich sein Smarthotel-Profil in der HRS App ausfüllen; danach sind seine Daten im System gespeichert und stehen für jede weitere Buchung parat. Und zwar unabhängig davon, ob diese via Smartphone oder auf dem PC getätigt wird. 

Für Hotelpartner ist der Aufwand sogar noch geringer. Genau genommen müssen diese fast gar nichts tun, außer ein von HRS vorausgefülltes Formular auszudrucken und dem Gast zur Unterschrift vorzulegen. HRS Partner Conichi, auf dessen Technologie dieser Service aufbaut, hat die Prozesse so angelegt, dass die erforderlichen Unterlagen jeweils am Vorabend einer Gastanreise voll automatisiert an das jeweilige Haus gemailt werden. Bei taggleichen Buchungen kommen die Unterlagen unmittelbar nach der Buchung.

Die Ersten, die von gleichermaßen kurzen Wartezeiten wie dankbaren Gästen profitieren können – und zwar ohne jedwede Anmeldung oder Kosten –, sind die HRS Hotelpartner in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Nach und nach soll der Service dann noch weiter vereinfacht und weltweit ausgerollt werden: Für alle HRS Partnerhotels und ihre termingetriebenen Business-Gäste.