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TEXT: Astrid Schwamberger

Auf ins Blickfeld.

Wie Hotelpartner ihre Attraktivität fürs Sourcing steigern können.

Firmenkunden mit großem Übernachtungsvolumen sind für die meisten mittelständischen Betriebe unerreichbar. Anders Hotel­partner der HRS Group: Sie haben die Möglichkeit, ohne großen Aufwand an Ausschreibungen teilzunehmen. Wie sie sich dabei am besten in Szene setzen: Tipps hat HRS Experte Björn Nilse.

Wer hätte das gedacht? Beim Hoteleinkauf geht es Firmenkunden nicht nur um den Preis allein – »das ist der größte Irrglaube überhaupt«, sagt Björn Nilse, Director Hotel Solutions bei der HRS Group. Auch Faktoren wie Lage und Inklusivleistungen entscheiden darüber, wer aus einer Bieterschlacht als Sieger hervorgeht und sich auf ein festes, kommissionsfreies Kontingent an Room-Nights freuen darf – buchbar auf allen Kanälen.

Gegenüber der Kettenhotellerie können Individualhotels da durchaus punkten. Zum einen können sie aufgrund fehlender Franchisestrukturen in der Regel günstigere Raten anbieten. Häufig unterschätzen Private aber auch die Tatsache, dass immer mehr Firmenkunden die Total Cost of Trip ins Visier nehmen, also die Gesamtkosten, die während einer Dienstreise entstehen. Und dann zählen neben dem Preis eben auch »die Nebengeräusche«: Parkplatz, WLAN, Frühstück und Lage. Und wenn das günstigste Hotel pro Tag 20 Euro fürs Parken verlangt und 5 Euro für WLAN oder wenn es weiter weg vom Ziel des Reisenden liegt, also Taxifahrten erfordert, dann kann am Ende jenes Haus attraktiver sein, das zwar eine höhere Rate, dafür aber zahlreiche Inklusivleistungen und eine günstigere Lage bietet.

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Björn Nilse: Für Firmenkunden zählt das große Ganze

Empfehlungen im Spiel

Bevor der Firmenkunde seine Entscheidung für oder gegen ein Haus fällt, erledigt HRS eine Menge Vorarbeit: schließt Verträge mit den Firmenkunden, macht eine Bedarfsanalyse und stellt ein Set an Hotels zusammen, die die Anforderungen erfüllen. »Es gibt zwei Töpfe«, erläutert Björn Nilse diesen Schritt im Sourcing-Prozess, mit dem HRS Firmenkunden den Hoteleinkauf abnimmt und sie so zu binden versucht. In dem einem landeten Häuser, die der betreffende Firmenkunde bevorzugt, mit denen er womöglich bereits zusammengearbeitet hat und von denen er ein neues Angebot möchte. In dem anderen Topf sind Häuser, die HRS empfiehlt, weil sie die Anforderungen des Firmenkunden erfüllen. »Von hundert Hotels, die in einer Stadt zur Verfügung stehen, sind vielleicht zwanzig oder dreißig geeignet«, überschlägt Björn Nilse. Bringt ein Firmenkunde zum Beispiel zehn Hotels ins Spiel, wählt HRS zehn weitere aus, die die Kriterien erfüllen, und lädt sie per E-Mail zum Request for Proposal (RFP) ein, also zur Abgabe eines Angebots.

HRS MARKET PLACE 

Maximaler RevPar, minimierte Vertriebskosten

Reiseverantwortliche in Unternehmen sehen sich einer zunehmenden Arbeitsbelastung ausgesetzt. Als Folge reduzieren sie den Aufwand für direkte Ratenverhandlungen mit Hotels und vertrauen auf Mittler wie HRS, um den Rateneinkauf schneller und effizienter zu gestalten. Hotels weltweit können mit HRS den exklusiven Zugang zu Geschäftsreisenden internationaler Konzerne bekommen.

Dafür hat HRS den Market Place geschaffen, um globale Konzerne und Hotels auf einer transparenten Plattform zusammen zu bringen. Gegen eine jährliche Pauschale von 500 Euro erhalten Hotelpartner darin exklusive Marktinformationen, etwa Benchmarks zu Preisen, Kundenbedürfnissen und Marktanteilen. Diese Daten und eine individuelle Beratung durch HRS dienen als Grundlage für ein Angebot an Konzerne.

Dieses Angebot eines Hotels an einen Konzern umfasst Raten für ein prognostiziertes Volumen von Roomnights – unabhängig von einer konkreten Ausschreibung. Mit diesen „Blind Bids“ tritt HRS aktiv an die Firmen heran und schlägt das jeweilige Hotel für das unternehmenseigene Hotelprogramm vor.

Kann das Angebot einen Reiseverantwortlichen überzeugen, wird das Haus in das Hotelprogramm des Unternehmens aufgenommen: das Hotel erhält zusätzliches Volumen durch Geschäftsreisende des jeweiligen Unternehmens.

Wird das Haus in einer oder mehreren Ausschreibungen akzeptiert, kommt eine erfolgsbasierte Gebühr für realisierte Übernachtungen hinzu. Die Kosten sind voll kalkulierbar. Hotels, die sich direkt für den RFP qualifizieren (da etwa bereits Teil des Programms), sind von dieser Gebühr befreit.

Im Grunde genommen könnten alle Hotels, die ins Portfolio des Firmenkunden passen und einen Vertrag mit der HRS Group haben, am Sourcing-Prozess teilnehmen. Nun ja: fast alle. »Fairerweise muss ich sagen, dass wir sehr kleine Hotels bei großen Volumenverträgen eher nicht berücksichtigen können«, schränkt Nilse ein. Da gehe es schlicht um die Frage, ob das Geschäft des Großkunden auch tatsächlich untergebracht werden könne.

Gute Karten

Um in die Vorauswahl zu gelangen, benötigen Betriebe neben ausreichenden Kapazitäten vor allem eines: guten Content. Das heißt: aussagefähige, hochauflösende Bilder und aktuelle Daten. Dazu zählen Informationen darüber, ob Frühstück, WLAN und Parkplatz gratis sind oder nicht; aber auch Rezeptionsöffnungszeiten sowie korrekte Entfernungsangaben. »Je konkreter diese Angaben und die Lage bestimmt sind, desto besser können Firmenkunden kalkulieren«, sagt Nilse. Denn daraus resultiere, ob Mitarbeiter zu Fuß ihr Ziel erreichen oder ein Taxi nehmen müssten.

Auch kostenfreies WLAN »ist extrem wichtig für Firmenkunden«, betont Björn Nilse. Denn selbst wenn eine Leistung mit nur 5 Euro täglich zu Buche schlage, kämen bei tausend Room-Nights pro Jahr spürbare Zusatzkosten zustande.

Gute Karten haben auch Hotelpartner mit guten Bewertungen und Reputationsmanagement. »Travel Manager sind angehalten, ihre Geschäftsreisenden in Hotels unterzubringen, die ein entsprechendes Rating haben«, weiß Nilse. Deshalb rät er, ein Auge auf die Gästekommentare zu haben und auch auf Kritik einzugehen.

Im Sourcing-Prozess können Hotelpartner also »bella figura« an zwei Stellen machen: Einerseits können sie sich in Szene setzen, um von HRS ausgewählt zu werden. Darüber hinaus können sie sich aber auch bei der Angebotsabgabe auf der RFP-Plattform in Position bringen, um sich von der Konkurrenz abzusetzen und ihre Chancen, den Zuschlag zu bekommen, zu erhöhen. Denn neben den Inklusivleistungen geht es da um Preise und Ratentypen: Last Room Availability Rates, Messeraten, Blackout-Dates. Während der gesamten Ausschreibung können sie anonymisiert sehen, was ihre Mitbewerber bieten – und nachjustieren.

Chance auf dem Silbertablett

Die Aussicht, einen gewichtigen, vielleicht sogar internationalen Firmenkunden an Land zu ziehen, ist für Mittelständler somit nur wenige Klicks entfernt. Und Björn Nilse nennt einen weiteren Mehrwert: »Die Ressourcen, die sie einsparen, weil sie keine mühsamen Verkaufsgespräche führen müssen, können wieder ins Kerngeschäft investiert werden.«